Фискализация платежей: что нужно знать бизнесу и покупателям

Фискализация платежей — это не только печать кассового чека. Это выстроенная система автоматического обмена данными. Основные правила ее работы закреплены в Федеральном законе № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники».

Процесс выглядит следующим образом:

1. Покупатель оплачивает товар или услугу — наличными, банковской картой или онлайн.
2. Продавец формирует чек с помощью кассы (ККТ).
3. Фискальный накопитель (ФН) шифрует сведения из чека.
4. Касса передает фискальный документ оператору фискальных данных (ОФД) через интернет.
5. ОФД принимает документ и направляет его в Федеральную налоговую службу (ФНС).
6. Покупатель получает чек — в бумажном или электронном виде.

В результате данные о покупке одновременно фиксируются в трех местах: в памяти фискального накопителя, у оператора фискальных данных и в информационной системе ФНС.

Фискализация обеспечивает прозрачность расчетов и учитывает интересы всех участников: бизнеса, покупателей и государства.

Предпринимателю фискализация помогает соблюдать требования законодательства, снизить риски при налоговых проверках и защитить свою позицию в спорных ситуациях. Дополнительно фискализация упрощает ведение отчетности, контроль действий персонала, отслеживание сроков годности маркированных товаров и другие операционные процессы.

Для покупателя ключевую роль играет не сам механизм фискализации, а корректный фискальный документ — кассовый чек. Он служит доказательством покупки, позволяет отстоять свои права при возврате, ошибке кассира или получении некачественного товара, а также помогает контролировать состав покупки и вести личный учет расходов.

Облачная фискализация применяется преимущественно в интернет-торговле и отличается от фискализации в стационарной точке продаж.

• Кассовое оборудование физически размещено в дата-центре. Предприниматель не покупает кассу, а арендует доступ к ней.
• Все взаимодействие происходит через интернет: после оплаты платежная система передает данные в облачную кассу, которая формирует чек и отправляет его в ОФД и ФНС.
• Чек автоматически направляется покупателю — на электронную почту или по номеру телефона.

Формировать фискальные документы могут только устройства, включенные в официальный реестр ККТ ФНС. На практике используются следующие типы оборудования:

• Автономная касса — компактное устройство, оснащается емким аккумулятором.  Может работать автономно, не требуется постоянное подключение к компьютеру. Чаще применяется в выездной торговле, на рынках и в небольших торговых точках.
• Фискальный регистратор (ФР) — чековый принтер с установленным фискальным накопителем. Работает в связке с POS-компьютером, отличается высокой скоростью и надежностью, подходит для точек с большим потоком покупателей.
• Смарт-терминал — касса на базе планшета с сенсорным экраном и предустановленным кассовым ПО. Удобна для небольших магазинов, сферы услуг и общепита.

Ключевой элемент любой ККТ — фискальный накопитель (ФН). Именно он отвечает за шифрование данных. ФН также подлежит учету в ФНС, его нужно менять, когда истечет срок его службы.

Перед началом работы ККТ нужно зарегистрировать. Также касса должна пройти фискализацию — без этого она не сможет корректно формировать и передавать чеки в налоговую. Зарегистрировать ККТ можно несколькими способами. 

Как зарегистрировать ККТ через личный кабинет налогоплательщика ЮЛ или ИП

Для удаленной регистрации ККТ обязательным условием является действующий личный кабинет ЮЛ или ИП на сайте ФНС России (www.nalog.gov.ru). Если доступа к личному кабинету нет, подать заявление и зарегистрировать ККТ не получится.

Дополнительно потребуется:

• Электронная подпись. Для работы в личном кабинете и подписания заявлений необходима квалифицированная УКЭП. Оформить ее можно в Удостоверяющем Центре, аккредитованном Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.
• Кассовый аппарат с фискальным накопителем (ФН). Оборудование должно соответствовать требованиям Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации».
• Договор с оператором фискальных данных (ОФД). Оператор фискальных данных — это юридическое лицо, принимающее и обрабатывающее информацию с кассового оборудования и передающее ее в налоговый орган. ОФД должен быть включен в официальный реестр налогового органа.

Как зарегистрировать ККТ в территориальном налоговом органе ФНС России

Ранее порядок регистрации ККТ для ИП и ЮЛ отличался, однако сейчас процедура унифицирована: заявление можно подать в любой территориальный налоговый орган, независимо от места учета.

Для регистрации потребуется распечатать и заполнить форму КНД-1110061. При обращении в ТНО рекомендуется иметь при себе паспорта регистрируемых касс. Срок регистрации ККТ при подаче заявления таким способом составляет 5 рабочих дней.

Как зарегистрировать ККТ через оператора фискальных данных

Требования к регистрации через личный кабинет ОФД совпадают с требованиями для регистрации через личный кабинет налогоплательщика. После выполнения всех условий пользователь может зарегистрировать ККТ через личный кабинет ОФД. Для этого нужно выполнить следующие шаги:

1. В разделе ККТ личного кабинета ОФД запустить процесс регистрации ККТ.
2. Заполнить все поля заявления и следовать инструкциям системы.
3. Подписать заявление с помощью УКЭП.
4. Отправить заявление в ФНС России, нажав соответствующую кнопку.
5. Дождаться уведомления о присвоении регистрационного номера ККТ. Статус можно отслеживать в списке ККТ в личном кабинете ОФД.
6. После получения регистрационного номера сформировать на ККТ «Отчет о регистрации» и направить сведения из него в ФНС России через личный кабинет ОФД. Процедура аналогична отправке заявления.
7. Получить карточку о регистрации ККТ. После этого ККТ считается зарегистрированной и может формировать фискальные документы.

Как зарегистрировать ККТ через Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)

Чтобы зарегистрировать ККТ, нужно выполнить следующие шаги:

1. Перейти на Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций) (https://www.gosuslugi.ru/611028/1/form/).
2. Заполнить заявление, указав цели использования кассы, место установки, сведения об ОФД и иные данные.
3. Подписать заявление УКЭП.
4. Получить регистрационный номер ККТ — он поступит в личный кабинет в течение 1 рабочего дня. До его получения использовать кассу нельзя.
5. Ввести регистрационный номер в интерфейсе кассы и сформировать «Отчет о регистрации ККТ». На основании его данных заполнить заявление в личном кабинете и направить в ФНС через Госуслуги. На выполнение этого этапа предоставляется 10 календарных дней и 20 попыток.
6. Получить карточку регистрации ККТ в личном кабинете. Только после этого ККТ можно использовать.

Фискальные документы — это все отчеты, которые формирует онлайн-касса, защищает фискальным признаком и передает в ФНС. К ним относятся:

• кассовый чек;
• бланк строгой отчетности (БСО) — применяется при оказании услуг, например, при продаже билетов;
• отчет о регистрации кассы;
• отчет об изменении параметров регистрации;
• отчет об открытии и закрытии смены;
• отчет о закрытии фискального накопителя;
• отчет о текущем состоянии расчетов;
• подтверждение оператора фискальных данных.

Предприниматели и покупатели часто спрашивают: чем кассовый чек отличается от фискального? По сути, это одно и то же. В законе 54-ФЗ используется термин «фискальный документ», а выражение «фискальный чек» в обиходе означает обычный кассовый чек. Подробнее, что такое фискальный чек, рассказали здесь.

Проверить подлинность чека и убедиться, что продавец передал данные в ФНС, можно самостоятельно и всего за несколько минут.

Шаг 1. Установите официальное мобильное приложение ФНС «Проверка чеков».

Шаг 2. Отсканируйте QR-код с чека или введите данные вручную: дату, время, тип операции и ключевые реквизиты:

• ФН — номер фискального накопителя;
• ФД — номер фискального документа;
• ФП — фискальный признак.

Если чек найден в базе ФНС, значит расчет зафиксирован корректно. Сообщение об ошибке — повод насторожиться: покупатель может направить обращение через приложение, а продавцу стоит проверить настройки кассы и кассового ПО. В этой статье мы подробно рассказали, как проверить фискальный чек на подлинность.