Закон 54-ФЗ: ключевые требования для бизнеса

54-ФЗ — базовый нормативный акт, регулирующий применение контрольно-кассовой техники или ККТ в России. Закон направлен на решение нескольких задач:

• защитить права покупателей, включая возможность вернуть товары и подтвердить факт оплаты;
• снизить долю «серой» торговли;
• обеспечить прозрачность расчетов с покупателями;
• лишить недобросовестных предпринимателей возможности уйти от уплаты налогов.

В обобщенном виде требования закона сводятся к следующему:

• предприниматели и организации обязаны передавать сведения о каждой продаже в Федеральную налоговую службу (ФНС) в режиме реального времени в виде кассовых чеков;
• для расчетов предприниматели и организации должны использовать онлайн-кассу с фискальным накопителем. Кассу нужно зарегистрировать в ФНС и заключить договор с оператором фискальных данных.

В соответствии с 54-ФЗ под расчеты подпадают:

• оплата товаров, работ и услуг физическими лицами. Могут использоваться наличные и безналичные способы (карты, QR-коды, СБП);
• расчеты с юридическими лицами и ИП наличными и картами;
• получение и зачет аванса (предоплаты);
• возврат денежных средств покупателю;
• операции в сфере азартных игр и лотерей (ставки, выигрыши, фишки);
• предоставление и погашение кредитов и займов для оплаты товаров и услуг, включая операции ломбардов.

Онлайн-кассы обязаны использовать почти все, кто принимает оплату от граждан, в том числе:

• ИП и юридические лица на ОСН, УСН, ЕСХН;
• ИП на патентной системе (ПСН), за исключением отдельных видов деятельности;
• интернет-магазины с онлайн-оплатой;
• курьеры и выездные специалисты (кроме работающих на НПД);
• заведения общественного питания;
• организации сферы услуг: салоны красоты, фитнес-центры, медицинские клиники.

Закон предусматривает ряд исключений:

• Самозанятые и ИП на НПД. Чеки формируются через приложение «Мой налог». При утрате статуса или смене режима необходимо использовать кассу.
• Бизнес, работающий по статье 2 54-ФЗ. Например, предприниматели, которые продают товары в киосках: газеты, журналы, мороженое, сезонные овощи и т. д. 
• ИП на патенте (ПСН). Освобождение действует только для конкретных видов деятельности (ремонт обуви, репетиторство, отдельные образовательные услуги) и торговля на ярмарках выходного дня (до 50 торговых мест).
• Труднодоступные местности. Организации и ИП, работающие в районах без стабильного интернета. Региональные власти должны официально признать эти территории труднодоступными.
• Безналичные расчеты по расчетному счету (не картой) между юридическими лицами и (или) ИП. 

Технические характеристики: требования к ККТ

• Наличие в реестре ФНС. Контрольно-кассовая техника должна быть включена в официальный государственный реестр ККТ. Актуальность модели можно проверить на сайте налоговой службы.
• Установленный фискальный накопитель (ФН). ФН — это защищенный модуль, предназначенный для шифрования, записи и хранения информации обо всех расчетах. Без установленного фискального накопителя эксплуатация кассы невозможна.
• Индивидуальный корпус.
• Уникальный заводской номер на корпусе.
• Устройство печати фискальных документов.
• Часы реального времени. Необходимы для корректной фиксации даты и времени каждой операции и формирования фискальных данных.

Функциональные возможности ККТ

• Подключение к интернету. ККТ должна обеспечивать обмен данными с оператором фискальных данных (ОФД).
• Формирование корректных чеков. Чек должен содержать полный перечень обязательных реквизитов: наименование каждого товара или услуги (обобщенные формулировки вроде «товар №1» недопустимы), сумму расчета, QR-код для проверки и другие обязательные данные.
• Работа с маркированными товарами. Для реализации обуви, одежды, табачной продукции, лекарств и других маркированных товаров ККТ должна поддерживать формат фискальных данных (ФФД) версии 1.2.
• Автономная работа при отсутствии связи. При временной потере интернет-соединения фискальный накопитель хранит данные до 30 дней и передает их в налоговые органы после восстановления связи.
• Формирование отчетов. В том числе — «отчет о текущем состоянии расчетов», который может потребоваться налоговому инспектору.

Просто установить кассу на торговой точке недостаточно. Кассу необходимо зарегистрировать, подключить сервисы и дополнительное оборудование. Рассмотрим каждый этап подробнее.

1. Заключите договор с ОФД

ОФД (оператор фискальных данных) принимает сведения из фискального накопителя и передает их в ФНС. 

2. Зарегистрируйте ККТ

С 2025 года подать заявление на регистрацию можно четырьмя способами:

• лично в налоговом органе;
• через личный кабинет на сайте ФНС;
• через портал Госуслуг;
• через изготовителя ККТ.

3. Подключите эквайринг

Эквайринг позволяет принимать безналичные платежи: банковскими картами, стикерами, биометрией («улыбкой») и другими способами. В большинстве случаев его подключение является обязательным требованием закона.

4. Выберите кассовое ПО

Для работы ККТ требуется кассовое программное обеспечение. Именно ПО управляет процессом продаж.

5. Докупите оборудование

Помимо кассы, на торговой точке обычно используется дополнительная техника. Выберите нужное оборудование, исходя из задач бизнеса:

• POS-компьютер или моноблок с установленным кассовым ПО;
• платежный терминал;
• сканер штрихкодов и Data Matrix (обязательно 2D);
• дополнительный рекламный монитор для покупателя;
• торговые весы;
• денежный ящик для хранения наличных.

Выдача чека — одно из ключевых требований 54-ФЗ. Нарушения приравниваются к неприменению онлайн-кассы и влекут штрафы.

Основное правило: при офлайн-продажах чек должен быть выдан покупателю в момент расчета в бумажной форме. Это обязательное требование для магазинов, кафе и услуг.

Электронный чек является альтернативой, а не заменой бумажного. Он направляется на email или по номеру телефона только при согласии покупателя и предоставлении контактных данных. При отсутствии согласия выдается бумажный чек.

Выдача исключительно электронных чеков на стационарной торговой точке незаконна. Покупатель вправе потребовать бумажный документ в момент расчета.

Исключения

Интернет-магазины

При дистанционной торговле чек, как правило, направляется только в электронной форме на email или по номеру телефона, указанные при оформлении заказа.

Оплата через банк 

Чек может быть выдан:

• в электронной форме — не позднее следующего рабочего дня после оплаты;
• на бумаге вместе с товаром;
• на бумаге при первом личном визите клиента (для компаний, оказывающих услуги и выполняющих работы).

Независимо от формата, чек должен содержать все обязательные реквизиты: наименование товара или услуги, сумму, QR-код для проверки в ФНС, данные организации и ОФД.

ФНС строго контролирует кассовую дисциплину. С 2025 года штрафы стали строже.

Неприменение онлайн-кассы:

• ИП — 25-50% от суммы расчета, но не менее 10 000 руб.;
• юрлица — 75-100% от суммы расчета, но не менее 30 000 руб.

Невыдача чека:

• ИП — предупреждение или штраф — 2000 руб.;
• юрлица — предупреждение или штраф — 10 000 руб.

Отсутствие наименования товара в чеке:

• ИП — штраф 3000 руб.;
• юрлица — штраф от 30 000 руб.

Использование ККТ с нарушением требований:

• ИП — штраф 3000 руб.;
• юрлица — штраф 5000-10 000 руб.

Отдельное обновление 2025 года: касса должна использоваться строго по адресу и в месте, которые указаны при регистрации. Перенос без перерегистрации приравнивается к неприменению ККТ.