Онлайн-касса и 1С — как подключить и настроить

Онлайн-касса (другое наименование ККТ — контрольно-кассовая техника) — это специализированное устройство, которое принимает платежи и автоматически передает данные о них в налоговую службу. Осуществляется это через интернет, то есть моментально. 

Работает она очень просто: покупатель вносит оплату за товар или предоставленную услугу, а продавец — информацию о продаже (сканирование штрихкода). Далее онлайн-касса формирует фискальный чек для выдачи покупателю, а одновременно с этим информация поступает в фискальный накопитель. 

Чек распечатывается, а данные с онлайн-кассы передаются ОФД. ОФД — это оператор фискальных данных. Он обрабатывает полученные сведения для дальнейшей передачи в налоговую. То есть ОФД выступает в роли посредника между налогоплательщиком и налоговой службой. Именно с ОФД заключается договор на обслуживание.

Виды онлайн-касс:

• стационарные. Это аппараты, которые подключены к интернету и находятся строго на одном месте (в магазине они называются просто «кассами»);
• мобильные. Могут перемещаться с одного места на другое. Идеальный вариант для выездной торговли, а также для небольших торговых точек. Работают от встроенного аккумулятора: передают данные ОФД, печатают бумажные чеки, могут быть подключены к смартфону; 
• облачные. Формируют только электронные чеки, а все данные находятся на удаленном сервере. Подходят для крупного бизнеса, где платежи принимаются исключительно через интернет;
• смарт-терминалы. Это универсальные устройства, которые подходят для супермаркетов, ресторанов, кафе и других мест общественного питания. В таких онлайн-кассах имеется экран, терминал оплаты, принтер чеков, возможность подключения сканеров для штрихкодов и другого оборудования.

Подключение ККТ к программе 1С необходимо для автоматизации учета продаж и для максимально корректного отражения информации для налоговой при передаче через ОФД. Это нужно, потому что применение онлайн-кассы строго регулируется законодательством, а интеграция с 1С существенно упрощает этот процесс.

Основные функции интеграции:

• получение актуальной информации. Это касается как продаж, так и остатков товаров, причем все сведения при интеграции предоставляются в режиме реального времени;
• точный учет продаж. Это важно при складском и бухгалтерском учете;
• автоматическое формирование фискальных чеков. То есть онлайн-касса работает непосредственно через 1С, что очень удобно, особенно для людей, привыкших работать с программой;
• контроль за фискальным накопителем. Все данные отправляются через ОФД в налоговую своевременно без задержек;
• минимизация ошибок. Человеческий фактор при интеграции практически полностью исключен: никакого ручного ввода, дублирования операций и всего остального.

Интеграция с 1С очень важна для интернет-магазинов и розничных магазинов с быстрым товарооборотом. Они используют 1С одновременно как учетную и складскую систему, то есть в ней можно проводить все нужные финансовые операции.

Что нужно перед подключением к 1С

Перед подключением необходимо:

• проверить перед интеграцией совместимость драйверов с программой. Иногда оборудование может быть несовместимым по каким-то причинам, поэтому надо изучить официальную документацию, приобрести актуальные для кассового аппарата драйверы;
• настроить оборудование в 1С. Добавить кассу, указать модель, COM-порт, а также указать параметры для подключения устройства к интернету;
• зарегистрировать фискальный накопитель в 1С.

К системе можно подключить самые разные кассы: и фискальные регистраторы, и смарт-терминалы, и облачные сервисы, и автономные устройства.

Фискальные накопители

Они подключаются к конкретному компьютеру (ноутбуку), планшету или смартфону, работают как периферийные устройства. Основную деятельность выполняют программы на компьютере, а у накопителей нет собственных систем учета товаров. С 1С совместимы следующие виды:

• АТОЛ 30Ф. Подойдет для малого бизнеса, совместима с «1С:Бухгалтерия», «1С:Розница», «1С:Управление торговлей»;
• АТОЛ 55 V2 Ф. Для среднего бизнеса. Поддерживает стандартные интерфейсы и очень быстро печатает чеки.

Любая модель фискального накопителя должна быть в Государственном реестре ККТ ФНС и поддерживать актуальные форматы фискальных данных.

Автономные кассы

Интеграция автономной кассы с 1С осуществляется через приложение. Например, для этого подойдут модели «Эвотор». Но следует помнить, что автономная касса не может быть использована для продажи маркированных товаров. В них просто невозможно загрузить наименования, поэтому для некоторых форм бизнеса такой вариант не подойдет.

Смарт-терминалы

Это очень удобно, потому что при интеграции с 1С можно автоматически передавать данные в программу. Но полностью интегрироваться в 1С смарт-терминал не может, поскольку у него ограниченный функционал программного обеспечения оборудования. Также у смарт-терминала отсутствуют официальные драйверы, чтобы можно было обмениваться данными или дорабатывать их через сторонние модули.

Облачные сервисы

Чтобы касса и 1С могли успешно интегрироваться, желательно выбирать облачное решение. Но у него должен быть сертификат совместимости. Например, если программа 1С устаревшая, она не может взаимодействовать с современными кассами и печатать чеки. Следовательно, при таком раскладе надо регулярно отслеживать изменения и вовремя обновлять 1С до новой версии.

Это делается так:

1. Открыть 1С и зайти в раздел «Администрирование». Там выбрать «Подключаемое оборудование».
2. Найти раздел «ККТ с передачей данных» и выбрать его.
3. Нажать кнопку «Создать» и ввести название компании и серийный номер онлайн-кассы. Его можно найти на корпусе оборудования.
4. Нажать «Настроить» и указать параметры. Здесь нет ничего сложного, потому что программа сама подсказывает, в каких полях и какие сведения требуются.
5. Запустить «Тест устройства». Это нужно сделать обязательно, чтобы проверить работу онлайн-кассы и корректность ее подключения к 1С. Если все сделано верно, то появится сообщение «Тест успешно пройден».

В конце необходимо нажать «Записать и завершить»: после этого онлайн-касса полностью готова к работе.

Важный момент: кассу можно подключить только к той организации, на имя которой она зарегистрирована в ФНС.

После того, как онлайн-касса регистрируется в налоговой, нужно зарегистрировать и фискальный накопитель в 1С. Для этого следует перейти в настройки кассы, нажать «Сервис», «Регистрация ФН», ввести реквизиты компании, номер кассы, адрес установки и все сведения об ОФД. Подтвердить и завершить регистрацию. Это обязательные действия, без которых онлайн-касса попросту не сможет работать. Это требования федерального закона об онлайн-кассах.

Перед этим нужна регистрация онлайн-кассы в ФНС, а также ее подключение к компьютеру с установкой соответствующих драйверов. Найти их можно на сайте 1С: там имеется список сертифицированного оборудования. Или же обратиться непосредственно на сайт производителя кассы.

Инструкция регистрации фискального накопителя:

1. Нажать кнопку «Сервис» и выбрать «Регистрация фискального накопителя».
2. Заполнить графы: «Фискальное устройство», «Регистрационный номер кассы», «Реквизиты компании», «Адрес установки онлайн-кассы», «Система налогообложения», «Настройка ККТ». Также нужно ввести данные об ОФД — именно эта организация отвечает за передачу сведений в ФНС.

Вся внесенная информация будет зафиксирована в специальной карточке, а онлайн-касса автоматически все это распечатает. После этого пользователь обязан ввести все сведения из документа в форму на сайте ФНС: это необходимо для завершения регистрации фискального накопителя.

В первую очередь интеграция 1С и кассы важна для оптимизации работы с продажами и документооборотом. Весь процесс практически полностью автоматизирован: это касается и транзакций в 1С, и фиксирования выручки за день (она сразу же обновляется в базе), и передачи информации в налоговую через ОФД. 

Но важно понимать, что не все ККТ могут работать с 1С: для качественной интеграции нужно сертифицированное оборудование. Также важно, чтобы оборудование поддерживало передачу данных в ФНС: для этого его надо проверить и при необходимости настроить через раздел «Сервис» (пункт «Подключаемое оборудование» ).

Перед подключением онлайн-кассы важно убедиться в том, что на компьютере установлены необходимые драйверы, а он сам подключен к интернету. Для настройки драйверов указывается модель и порт (при необходимости заполняются дополнительные поля). Драйверы предоставляются разработчиками 1С. Драйверы регулярно обновляются и включаются в технологическую конфигурацию.

1С Драйвер — это драйвер подключаемого оборудования для платформы 1С, он необходим для печати и регистрации фискальных/не фискальных чеков на контрольно-кассовых машинах, оборудованных фискальным регистратором, из программы 1С.

Особенности использования ККТ с 1С:

• наличие функции по отправке чека. Здесь нужны контакты покупателя, которые считываются с дисконтной карты или предоставляются при помощи QR-кода;
• обязательное открытие смены перед началом работы с ККТ. Для этого кассир должен нажать «Открытие смены» в основном меню. Это есть в рабочем месте кассира.

Бывают случаи, когда онлайн-касса не находится в списке поддерживаемых, но интеграция с 1С возможна. Производители часто выпускают собственные обработки, но здесь необходимо помнить о рисках. Например, если они перестанут работать после обновления конфигурации 1С, то техподдержка ничем не сможет помочь. Именно поэтому нужно заранее все проверить и протестировать: для этого использовать отдельную базу, чтобы не допустить ошибок уже при работе с реальными кассами.