Обслуживание кассовых аппаратов — особенности

Правильное обслуживание онлайн-кассы представляет собой комплекс услуг, гарантирующих бесперебойную работу контрольно-кассовой техники. Иными словами, это не просто проведение каких-то ремонтных работ (хотя это тоже необходимо), а профилактика. Всегда лучше предотвратить какую-то поломку, нежели потом разбираться с ней и устранять ее последствия.

Если своевременно обслуживать контрольно-кассовую технику в ЦТО, то вы исключите внезапную поломку, сможете обновить онлайн-кассу до актуального состояния. Во время проведения профилактических работ она недоступна для сотрудников: ею занимается инженер, выезжающий по месту установки оборудования. В некоторых случаях осмотр показывает необходимость ремонтных работ, и тогда контрольно-кассовая техника может быть недоступна для выполнения своих функций в течение нескольких дней.

Виды проведения работ:

• плановые. Их еще называют профилактическими: специалист обычно осматривает контрольно-кассовую технику 1 раз в квартал. Как правило, проводится обновление прошивки до самой новой версии, а также подключение к оператору фискальных данных. Иногда проверяется срок действия накопителя и производится чистка механизма от пыли;
• ремонт. Как правило, такая работа делается срочно, когда имеет место серьезная проблема. Инженер сначала пытается разобраться во всем в удаленном формате, и только если поломка действительно требует вмешательства профессионала, приезжает к клиенту;
• замена фискального накопителя. Здесь все зависит от модели: в одних менять нужно 1 раз в 12 месяцев, в других – 1 раз в 36 месяцев. Причем после замены в обязательном порядке проводится перерегистрация контрольно-кассовой техники в ФНС.

Причин для этого очень много:

• продление срока службы кассового оборудования. Техобслуживание всегда обходится дешевле, чем непосредственно сам ремонт, потому что предотвратить поломки лучше и выгоднее. А если только ремонтировать уже сломанную контрольно-кассовую технику, то она скоро придет в негодность и ее придется выбросить;
• улучшение качества работы. Как правило, после профессионального осмотра и проведения профилактических работ, контрольно-кассовая техника работает быстрее. Особенно это касается скорости печати чеков;
• предотвращение поломок. Если своевременно находить какие-то вещи, то не придется в будущем тратиться на внеплановый ремонт и, соответственно, переживать по поводу простоя в работе;
• строгое соответствие законодательству. Кассовая техника обновляется таким образом, чтобы все нововведения соответствовали законодательным требованиям. И если не будет нужных обновлений, можно получить штраф: нельзя пользоваться необновленной онлайн-кассой.

Что касается сроков, то они зависят от модели. Обычно небольшие (профилактические) работы проводятся примерно 1 раз в полгода (иногда чаще), а серьезные, когда надо разобрать кассовую технику — 1 раз в год. Например, текущие работы можно проводить даже каждую неделю: чистка корпуса, диагностика оборудования, корректировка программных настроек, замена электронных компонентов.

Если нужен срочный ремонт, то он включает в себя:

• замену фискального накопителя;
• переподключение;
• переустановку программного обеспечения;
• экстренную замену изношенных деталей.

На периодичность техобслуживания влияют:

• модель. Обычно в каждом конкретном случае есть рекомендации производителя;
• температурные условия. Например, в торговом зале в жару могут быть проблемы с контрольно-кассовой техникой: ККТ попросту перегревается. Следовательно, нужна регулярная диагностика и чистка систем охлаждения;
• нагрузка на кассовую технику в целом. Если проходимость высокая, то обслуживать для профилактики требуется 1 раз в 2 недели, а если средняя или низкая — 1 раз в месяц;

• износ отдельных деталей. Тут все делается по мере необходимости.

Важную роль играет и предоставление гарантии на оборудование. Если гарантийный период еще не закончился, то ремонт производится бесплатно. Но тут есть нюансы, например, ремонтные работы могут распространяться только на неисправные детали или поломки, связанные с некачественной сборкой. Если же имеет место неосторожное обращение с оборудованием, то такие вещи ремонтируются уже за счет кассового владельца.

Их довольно много:

• подробные консультации по всем вопросам в процессе осмотра и ремонта. Специалисты могут проконсультировать клиентов по поводу правильного выбора фискального накопителя, регистрации кассового оборудования, выбора нового аппарата и так далее;
• профилактика поломок;
• помощь в выборе контрольно-кассовой техники. Моделей очень много, но далеко не все подходят для определенного магазина или торгового центра;
• своевременная замена деталей и фискальных накопителей. В обязанности сотрудников сервисной службы входит не только осмотр, но и отслеживание сроков окончания работы тех или иных элементов. Следовательно, они производят замену, то есть простоев в работе не будет;
• экономия денег и времени. Не нужно специально искать мастеров: достаточно договориться со специалистами по поводу регулярного осмотра оборудования.

Следует выделить технические работы, работы с кассовым программным обеспечением и профилактические мероприятия.

Технические работы:

• осмотр и очистка от пыли и грязи;
• тестирование скорости работы контрольно-кассовой техники и корректности данных;
• замена изношенных деталей.

Профилактическая деятельность:

• проверка прошивки;
• проверка состояния деталей и узлов;
• полный разбор корпуса;
• замена фискального накопителя (при необходимости).

Что касается работ с ПО, то это все, что связано с обновлением — прошивки, драйверов торгового оборудования. Также меняются параметры регистрации кассы (адрес, информация ОФД, формат ФД).

В целом все зависит от сервисного центра: набор оказываемых услуг может быть разным. Например, некоторые специалисты помогают даже с выбором онлайн-кассы, ее настройкой и регистрацией. Они регистрируют онлайн-кассу на сайт ФНС, инструктируют сотрудников и так далее.

Цена зависит от выбранного тарифа и от того, какие услуги в него входят. Например, «Стандарт» включает в себя круглосуточную техническую поддержку по всем вопросам и регулярный мониторинг работы кассы. При необходимости специалисты выезжают для устранения неполадок. Цена тут самая низкая, примерно от 1700 руб. в месяц.

Если клиент выбирает тарифы «Комфорт» или «Премиум», то здесь цены уже совсем другие, но и услуг больше. Например, предоставляется консультирование по работе с информационными системами, оперативное обновление программного обеспечения 1С и многое другое. Тут стоимость варьируется от 3000 до 6000 руб. в месяц.

Помимо этого есть тарифы на удаленную техподдержку, но тут надо решать вопрос в индивидуальном порядке, обратившись в выбранный сервисный центр.

Гарантийное обслуживание ККТ — это бесплатное устранение поломок в течение определенного времени. Как правило, это распространяется на неисправные детали или некачественную сборку, но может зависеть и от условий конкретного сервисного центра. В основном гарантийный период составляет 12 месяцев.

Что входит в обслуживание ККТ на гарантии:

• диагностика неисправностей техники в целом. То есть, почему она перестала работать или функционирует некорректно;
• устранение поломок, которые произошли по вине производителя;
• ремонт или замена деталей с заводскими дефектами.

Конечно, это приблизительный список, но в целом именно такие услуги и считаются гарантийными. Вообще гарантия распространяется только на ККТ, которые были произведены для продажи на территории РФ и имеют сертификаты соответствия. Фискальные накопители под нее не подпадают.

В каких случаях специалисты могут отказать в бесплатном сервисе:

• отсутствие паспорта или обязательных отметок;
• нарушение правил перевозки и применения кассовой техники;
• повреждение пломб;
• отсутствие настроек и пуско-наладочных работ перед эксплуатацией.

При таком раскладе обращение в ЦТО будет платным, как и ремонт всех поломок.

Чтобы не возникало лишних вопросов по поводу гарантийных или негарантийных случаев, пользователю стоит внимательным образом ознакомиться с инструкциями перед началом работы с контрольно-кассовой техникой.

Да, собственник может не обращаться в ЦТО и выполнять все необходимые мероприятия сам. Но следует помнить, что это большая ответственность. К тому же если человек не обладает специальными знаниями, то он не справится с техобслуживанием. Порой это непросто даже для инженера, особенно если контрольно-кассовая техника сложная в установке и в эксплуатации.

Какие риски связаны с самостоятельным обслуживанием:

• штрафы. Тут все понятно: если что-то сделать неправильно, предпринимателя могут оштрафовать. Например, он забыл или неправильно установил обновления. И в этом случае никто не будет разбираться в том, кто и что устанавливал;
• поломка оборудования. Если не следить за кассовой техникой должным образом, она довольно быстро выйдет из строя;
• проблемы с налоговой. Если аппарат неисправен, то он и статистику будет присылать неверную.

Для минимизации рисков нужно использовать надежное и проверенное ПО, а также осуществлять резервное копирование данных.

Но есть случаи, когда следует обязательно обратиться к специалистам. Например, при обновлении кассовой программы или перепрошивке ККТ — это должны делать профессионалы. Некорректная установка ПО приводит к тому, что аппарат выходит из строя. Также нужна помощь при его регистрации в ФНС или при перерегистрации. Наконец, вызывать мастеров нужно, когда требуется подключение к маркировке: тут надо настроить всю технику соответствующим образом и установить подходящее программное обеспечение.

Если ИП использует одну онлайн-кассу, ему стоит дополнительно приобрести резервное устройство. Это поможет в случае возникновения проблем продолжать работать в прежнем режиме, чтобы бизнес не простаивал.