Как сэкономить десятки часов в месяц и быстро выгружать данные по остаткам оборудования

В команде, которая занимается закупками и продажей контрольно-кассового оборудования партнерам, часто возникает необходимость быстро узнать актуальные остатки товара на складе. Это важно для оперативного информирования партнеров и дальнейшего заключения сделок. Команда на связи с партнерами круглосуточно и стремится к тому, чтобы любой партнер мог сразу понять, на какое количество касс может рассчитывать ежемоментно.

Типичная ситуация: партнер смог проверить свой склад только вечером, увидел, что он пустой и написал руководителю отдела. Руководитель сразу проверил остатки, сообщил партнеру и выставил счет. На следующее утро заказ уже оплачен, и коллеги готовят оборудование к отправке. Скорость и доступность информации в любое время суток — важное конкурентное преимущество и уникальная черта, отличающая Lad от других дистрибьюторов.

Раньше, чтобы получить эти данные, руководителю отдела приходилось:

• обязательно открывать ноутбук;
• заходить в систему 1С:УНФ;
• формировать и выгружать отчет;
• искать нужный склад и товар.

На это уходило от 10 до 20 минут минимум, если руководитель был у компьютера. А если он находился в дороге, дома или на переговорах — доступ к данным был сильно ограничен, приходилось прикладывать много усилий, чтобы выйти из положения и достать информацию.

• Запрос остатков оборудования на складах занимал много времени и требовал наличия ПК и программы на нем.
• Не всегда руководитель или сотрудники могут быстро реагировать на запросы клиентов и партнеров.
• Оперативность терялась именно в те моменты, когда она была особенно нужна — во внерабочее время, в выходные дни или прямо в процессе переговоров.

Решение было найдено благодаря комбинации инструментов и возможностям интеграции GPTZATOR и 1С. Раз в час GPTZATOR собирает обновленные данные об остатках всей контрольно-кассовой техники всех производителей на всех складах компании из 1С:УНФ. Эту информацию руководитель может получить, отправив запрос в Telegram-бот, через несколько секунд. 

Например: «Сколько касс Эвотор на складе “Лад.Кассы” в Ростове?», «Сколько касс Атол всего на складе “Лад.Кассы”?», «Общие остатки Эвотор по всем складам?». 

Не нужно открывать ноутбук или формировать отчет — все работает в привычном диалоговом формате в Telegram.

• Данные об остатках оборудования доступны 24/7 — прямо в телефоне руководителя и сотрудников отдела.
• Скорость запроса информации — несколько секунд.
• Команда использует инструмент в любое время и в любом месте: в поездках, на встречах и дома в выходные. Сотрудники быстро отвечают партнерам и вендорам.

Благодаря оперативности, переговоры с крупными партнерами стали точнее и занимать меньше времени — это усиливает доверие и ускоряет принятие решений в нашу пользу.

Инструмент не требует дополнительных доработок. Он позволяет сотрудникам команды иллюзорно расширить временные границы своей готовности к коммуникации с клиентами и повысить качество своего сервиса. Для сотрудников, работающих в полях или по нестандартному графику, это лучший подход к автоматизации рутинных задач.