Как интернет-магазинам подготовиться к проверкам и избежать штрафов

Роскомнадзор контролирует, как предприниматель работает с персональными данными. Персональные данные — это любая информация, связанная с конкретным физическим лицом, например:

• фамилия, имя и отчество;
• дата рождения;
• адрес регистрации и проживания;
• номер телефона, адрес электронной почты, учетные записи в социальных сетях;
• биометрические данные — отпечатки пальцев, голосовые записи, фотографии, позволяющие идентифицировать человека и т. д.

Есть и другая информация, которую тоже можно отнести к персональным данным, например, место работы или национальность. В Федеральном законе 152-ФЗ нет полного перечня персональных данных, поэтому стоит внимательно относиться к любой информации, которая касается ваших клиентов.

Роскомнадзор проверяет всех, кто является оператором персональных данных:

• государственные органы;
• коммерческие и некоммерческие организации; 
• любые лица, которые занимаются обработкой персональных данных. 

Обработка персональных данных — это сбор информации с определенной целью, ее хранение, передача, изменение, удаление и другие действия, связанные с этими данными. 

Если компания собирает имена, адреса электронной почты и телефонные номера клиентов для регистрации на сайте, запрашивает адрес для доставки посылки, отправляет новости или СМС с промокодами, то она является оператором персональных данных и подпадает под действие соответствующего закона. Однако если человек хранит контакты знакомых в личном телефоне, то он не будет считаться оператором, так как закон не распространяется на физлиц, обрабатывающих данные для личных и семейных нужд.

Роскомнадзор контролирует работу с персональными данными клиентов следующим образом:

• проверяет наличие регистрации в реестре операторов;
• уточняет, на каких серверах хранятся данные;
• проверяет наличие на сайте политики конфиденциальности, соответствующей рекомендациям ведомства, а также дисклеймера о сборе cookies;
• проверяет наличие на сайте форм для сбора данных и согласия с политикой обработки данных;
• выясняет, знакомы ли сотрудники с правилами обработки данных и имеют ли они соответствующие инструкции.

Кроме того, Роскомнадзор обращает внимание на отсутствие запрещенного контента на сайте, в социальных сетях, включая материалы рекламодателей и комментарии пользователей. Поэтому важно следить за тем, какой контент публикуется на страницах компании, а также за предложениями партнеров, рекламодателей и отзывами клиентов.

Плановые проверки проводятся раз в три года по установленному графику, который можно найти на сайте Генпрокуратуры. За три дня до проверки ведомство уведомляет компанию и предоставляет список документов, необходимых для подготовки. 

Обычно это политики конфиденциальности, приказ о назначении ответственного за обработку данных, список сотрудников, имеющих доступ к данным, и прочие документы. Материалы необходимо отправить в течение пяти дней, после чего получить ответ контролирующего органа, акт проверки и предписание, в котором указывается, что необходимо исправить.

Внеплановая проверка проводится при наличии оснований, например: жалобы клиентов, поручение прокурора, неустраненные нарушения, выявленные в ходе плановой проверки и т. д. Роскомнадзор также может наблюдать за компанией, если были жалобы или опубликована информация о нарушении закона. 

В рамках наблюдения Роскомнадзор проверяет информацию об операторе персональных данных в медиа и документы, отправленные в ведомство, просматривает сайт, изучает политику обработки информации и другие материалы. Если госорган обнаружит проблемы, он проведет внеплановую проверку.

Собрали несколько рекомендаций, как компаниям организовать работу по обработке персональных данных и подготовиться к проверкам:

• зарегистрироваться в реестре операторов для работы с персональными данными;
• разместить на сайте политику обработки данных;
• создать форму для ознакомления и получения согласия клиента для сбора данных;
• следить за актуальностью данных и вносить исправления или удалять их по запросу;
• модерировать контент, рекламу, а также комментарии и отзывы пользователей;
• хранить данные на серверах, расположенных в России.

Роскомнадзор может провести плановую проверку (обычно раз в три года с учетом моратория) или внеплановую в случае поступления жалоб или наличия постановления. Второй вариант становится более распространенным из-за действия моратория и перехода контролирующих органов на риск-ориентированный подход. Это значит, что проверки проводятся преимущественно при наличии клиентских жалоб или при выявлении риска нарушений.

Интернет-магазины чаще всего привлекают внимание контролирующих органов в следующих случаях: 

• доставляют некачественный товар: поврежденный, с дефектами или в неполной комплектации;
• отправляют товар, который отличается от заказанного;
• не доставляют товар;
• отказываются оформлять заказ;
• предоставляют неверную или неполную информацию в карточках товаров: отсутствуют или некорректно указаны потребительские свойства, сроки службы, годности или гарантии, цены и другие характеристики.

Также контролирующие органы проверяют наличие на сайте публичной оферты и формы согласия с ней, условий оплаты, доставки и возврата товаров, юридической информации о компании. Если организация занимается продовольственными товарами, госорганы могут проверить условия их производства, хранения и упаковки, а также наличие медицинских книжек у сотрудников.

• Предоставьте всю необходимую юридическую информацию о компании в соответствии с требованиями дистанционной торговли. Заполняйте карточки товаров и описание услуг так, чтобы они соответствовали этим требованиям и помогали клиентам сразу понять необходимые сведения о товаре/услуге. 
• Быстро реагируйте на жалобы и обращения покупателей. Не отказывайте в возврате или замене товара, если это соответствует законодательству. 
• Идеальный вариант — отправлять проверенные товары в надежной упаковке и предоставлять качественные услуги. Однако достичь абсолютного совершенства, конечно, невозможно.

Федеральная антимонопольная служба контролирует рекламную деятельность бизнеса. Одно из ключевых требований — оригинальность используемых материалов, так как за плагиат предусмотрены штрафные санкции. 

Также важна добросовестность. Запрещено: 

• указывать информацию, которая может навредить репутации конкурентов;
• заявлять о превосходстве товаров, не подтвердив этот факт исследованиями или независимой экспертизой.

В рекламных материалах нельзя демонстрировать курение, использовать нецензурную лексику, а также призывать к ненависти и насилию. Полный перечень требований содержится в законодательстве о рекламе.

Проверки ФАС могут быть плановыми и внеплановыми, если поступают жалобы от неудовлетворенных потребителей или конкурентов, считающих, что реклама препятствует их бизнесу. За выявленные нарушения придется заплатить штраф до 500 000 руб.

• Не вводите клиентов в заблуждение.
• Не унижайте конкурентов.
• Не используйте чужие материалы без разрешения.
• Обязательно указывайте наименование, ОГРН и адрес, как в реестре юридических лиц, или наименование и ОГРНИП, если вы являетесь индивидуальным предпринимателем.

Федеральная налоговая служба контролирует уплату налогов и использование кассовой техники. Налоговикам важно удостовериться, что вы не скрываете свои доходы, чтобы уменьшить налоговые обязательства. С этой целью инспекторы проверяют налоговую и бухгалтерскую отчетность, корректность отправленных чеков, а также анализируют работу кассы.

ФНС проверяет:

• оформление документов и чеков; 
• соответствие показателей данным в отчетности;
• обоснованно ли используются налоговые вычеты и льготы;
• регистрацию контрольно-кассовой техники;
• отправку чеков в ОФД и их передачу покупателям.

• Своевременно отправляйте все необходимые декларации и отчеты.
• Не забывайте предоставлять клиентам чеки.
• Используйте онлайн-кассу для удобства фискализации чеков, например, на сайте. Если у вас есть розничная точка, вы можете интегрировать физическую кассу с вашим сайтом.