Вплоть до 2020 года цифровизация и обмен электронными документами медленно, но верно отвоевывали пространство у аналоговых вариантов. А эпидемия коронавируса и периоды самоизоляции и вовсе увели нашу жизнь в онлайн. Теперь ЭДО не просто признак прогрессивности компании, но и насущная необходимость, инструмент, без которого нельзя обойтись. Разбираемся, в каких сферах и каким способом его применять так, чтобы он шел только на пользу вашему бизнесу.
ЭДО – способ обмена документами внутри организации, с клиентами, партнерами и контрагентами без использования обычной и электронной почты, по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) оператора электронного документооборота. Чаще всего в электронный вид переводят договоры, накладные, счета и отчеты.
Чтобы они имели такой же вес, как бумажные аналоги, их необходимо подписывать электронной подписью. Получить ее можно по заявке в удостоверяющем центре.
Следующее обязательное условие – договор с оператором ЭДО, включенным в сеть доверия ФНС. Также можно заключить с контрагентами соглашение и обмениваться документами, которые будут подписаны электронной подписью через e-mail.
Предположим, контрагент отправляет вам файл. Вы получите его на своем компьютере через несколько секунд. Казалось бы, можно воспользоваться и электронной почтой. Однако письмо, доставленное по e-mail, не будет иметь юридической значимости. А при ЭДО оператор автоматически верифицирует электронную подпись и соответствие документа требованиям современного законодательства. В программе наглядно отображаются статусы файла: «Отправлен», «Получен», «Подписан», «Отказано в подписи».
Система позволяет просто и быстро направлять отчеты и декларации в контролирующие и налоговые органы и необходима для работы как самозанятым и ИП, так и малому, среднему и крупному бизнесу.
Для запуска системы в вашей компании необходимо разработать и утвердить порядок ЭДО, назначить ответственных, создать электронный архив, уточнить в учетной политике правила создания, получения и хранения электронных документов; утвердить ответственных за формирование и подписание файлов, убедиться, что у всех уполномоченных работников есть электронная подпись.
Остались вопросы или нужна помощь в подключении ЭДО? Оставьте заявку на сайте или позвоните по номеру 8 (800) 775-85-25.
