Когда и зачем менять фискальный накопитель

Фискальный накопитель является частью кассовой техники и необходим для хранения, защиты и передачи зашифрованных данных о кассовых операциях в ФНС. Изменить информацию, которая зафиксирована в накопителе невозможно, а требования к устройству определены №54-ФЗ в статье 4.1.

Причин замены ФН может быть несколько, например:

• истечение срока действия. Фискальные накопители рассчитаны на 15 или 36 месяцев. Когда срок действия истекает, устройство перестает функционировать, поэтому важно его вовремя заменить;
• изменение дополнительных признаков и реквизитов. Например, при смене СНО или продаже акцизных товаров срок работы фискального накопителя сокращается, и касса может перестать работать раньше;
• поломка накопителя. Устройство возвращается производителю. Он восстановит и передаст недостающие сведения об операциях в ФНС;
• закончилась память. ФН рассчитаны примерно на 250 000 фискальных документов. Поэтому если память закончится раньше срока, фискальный накопитель придется заменить; 
• смена собственника кассового оборудования. ИП или ООО с разными ИНН не могут использовать один накопитель.

Предпринимателям запрещено работать с просроченными или недействительными накопителями. Не использовать фискальный накопитель тоже нельзя, иначе можно получить штрафы от налоговой. После замены ФН кассу необходимо перерегистрировать в ФНС.

Если заменить фискальный накопитель без перерегистрации, бизнесу грозит административная ответственность по КоАП РФ (ст. 14.5) — предупреждение или штраф. Для ИП штраф составит от 1500 до 3000 руб., для компаний — от 5000 до 10 000 руб.

Штрафные санкции за несвоевременную замену ФН рассчитываются исходя из полученного дохода за время работы без нового фискального накопителя. Размер штрафов:

• от 20% до 50% от этой суммы, но не менее 10 000 руб. для ИП и должностных лиц;
• от 75% до 100% от этой суммы для юридических лиц, но не менее 30 000 руб.

Предпринимателям важно соблюдать следующие правила, чтобы не пришлось платить штрафы:

• соответствовать законодательным требованиям. Техника должна соответствовать всем требованиям №54-ФЗ;
• регулярно обновлять ПО. Обязательно следите за обновлениями программного обеспечения и своевременно актуализируйте ПО;
• обучать персонал. Сотрудники должны четко понимать, как правильно работать с техникой, чтобы избежать ошибок при работе с ККТ;
• своевременно выдавать чеки. Всегда выдавайте чеки покупателям за приобретенные товары или услуги. Если вы не пробили чек, это означает, что вы не используете ККТ;
• аккуратно вести документацию. Все документы, которые подтверждают корректность работы оборудования, обязательно сохраняйте. Это могут быть отчеты о продажах или чеки. Если у налоговых органов возникнут вопросы, у вас на руках будут нужные документы;
• самостоятельно проводить проверки. Регулярно проверяйте работу кассовой техники и наличие ошибок в чеках в ЛК ОФД и своевременно устраняйте их.