Какие бывают виды чеков и когда их использовать

Фискальный или кассовый чек — основной документ, подтверждающий факт оплаты.

Когда и как используют: предприниматель формирует чек на онлайн-кассе в момент оплаты. Чек может быть бумажным или электронным. Все ИП и компании, использующие ККТ, обязаны выдавать кассовые чеки.

Пример: Александр купил майку и джинсы. Продавец сканирует товар, принимает оплату и выдает кассовый чек.

Обязательные реквизиты кассового чека:

• наименование документа — «Кассовый чек»;
• порядковый номер чека за смену;
• дата, время и адрес расчета;
• наименование организации или Ф. И. О. ИП;
• ИНН пользователя;
• система налогообложения;
• признак расчета (приход, расход, возврат прихода, возврат расхода);
• наименование товаров/услуг, количество, цена и итоговая сумма с учетом скидок, наценок и НДС;
• сумма расчета с указанием форм оплаты (наличные, карта, другие способы);
• должность и Ф. И. О. кассира (если это не онлайн-расчет);
• регистрационный номер контрольно-кассовой техники или РН ККТ;
• заводской номер фискального накопителя или ФН;
• фискальный признак документа;
• адрес сайта ФНС для проверки чека;
• порядковый номер ФД;
• номер смены;
• фискальный признак сообщения;
• QR-код с зашифрованными данными (датой, временем, номером чека, ФПД, ЗН ФН, признаком расчета и суммой).

Важно: отсутствие любого реквизита делает чек недействительным, а предпринимателя могут оштрафовать.

Это документ, который заменяет кассовый чек для предпринимателей, освобожденных от использования ККТ.

Когда и как используют: БСО можно напечатать на онлайн-кассе. Предприниматели, освобожденные от использования онлайн-кассы, могут выдавать БСО, напечатанные в типографии, вместо кассового чека.

Пример: Евгений владеет ремонтной мастерской и не обязан использовать онлайн-кассу, но выдает БСО покупателям.

Обязательные реквизиты БСО:

• наименование компании или ИП;
• дата и сумма оплаты;
• вид услуги или товара;
• подпись уполномоченного лица.

Важно: предприниматель обязан вести книгу учета БСО, фиксировать их движение и наличие. Несоблюдение этого правила — повод для штрафа.

Это цифровой аналог бумажного чека, который отправляется покупателю по электронной почте, через мессенджеры. Или покупатель может получить чек, отсканировав QR-код на экране компьютера.

Когда и как используют: электронный чек подходит для всех типов бизнеса — интернет-магазинов, мобильной торговли, супермаркетов.

Дополнительно в электронных чеках указывают:

• электронный адрес или абонентский номер клиента;
• адрес электронной почты отправителя чека.

Требование: чтобы отправить электронные чеки, онлайн-касса должна поддерживать эту функцию. Электронные чеки облегчают взаимодействие с клиентами и соблюдение закона.

Это документ, фиксирующий возврат товара или средств.

Когда и как используют: при возврате покупки важно вернуть деньги и выдать чек на возврат. Чек фиксирует отмененную операцию для бухгалтерского учета и предотвращения споров с покупателями.

Особенность: в поле «Признак расчета» указывается «Возврат прихода», все остальные реквизиты совпадают с кассовым чеком.

Это дополнительный документ с подробной информацией о покупке.

Когда и как используют: выдают по запросу покупателя вместе с кассовым чеком.

Товарный чек содержит следующие реквизиты:

• детализацию товаров (наименование, количество, стоимость);
• дату покупки;
• печать или подпись продавца.

Применение: актуален для подтверждения расходов, когда кассовый чек не содержит всей информации, например, для отчетов сотрудника компании.

Это чек, подтверждающий успешную банковскую транзакцию.

Когда использовать: терминал формирует чек при оплате картой.

Слип-чек содержит:

• зашифрованные данные карты;
• сумму платежа;
• дату операции.

Слип-чек не заменяет кассовый чек, а служит дополнительным доказательством оплаты.

• Корректировочный чек: исправляет ошибки в кассовых данных.
• Предварительный чек: используется в кафе или ресторанах для согласования заказа до оплаты.
• Чек предоплаты: выдается при внесении аванса за товар или услугу.

Примечание: Аванс и предоплата — разные понятия.

• Аванс — это частичная или полная оплата товара/услуги с неизвестной окончательной стоимостью.
• Предоплата — это оплата товаров/услуг с заранее известной суммой.

Чеки обязательны при любой продаже товаров, оказании услуг или выполнении работ с использованием ККТ. Чеки должны выдавать:

• обычные магазины и торговые точки;
• интернет-магазины (онлайн-платежи);
• сервисы доставки;
• салоны красоты, автосервисы, кафе.

Исключения: самозанятые, безналичные расчеты между юрлицами, торговля в особых условиях (рынки).

Чек выдается сразу после оплаты, независимо от способа расчета. В интернет-магазине — электронным способом.

Если предприниматель не соблюдает требования законодательства, ему придется заплатить штраф.

• Если кассы нет: штрафы для ИП и должностных лиц составят от 10 000 руб. до 50% от суммы продаж; для юрлиц — от 30 000 руб. до полной суммы продаж. При повторных нарушениях — приостановка деятельности до 90 дней.
• Если касса зарегистрирована неправильно: ИП придется заплатить штраф в размере 1500–3000 руб.; а юрлицам — 5000–10 000 руб.
• Невыдача чека: штраф для ИП — 2000 руб; для юрлиц — 10 000 руб.
• Ошибки в реквизитах чека: штраф для ИП — 1500–3 000 руб.; для юрлиц — 5000–10 000 руб за случай.