Как выбрать фискальный накопитель

Фискальный накопитель (ФН) — обязательный элемент онлайн-кассы. Это криптографическое устройство, которое фиксирует информацию о каждой продаже, формирует фискальный признак чека, защищает данные и передает их через оператора фискальных данных (ОФД) в налоговую службу. 

Если говорить простыми словами, фискальный накопитель — это «память» кассового аппарата. Он хранит сведения обо всех операциях, шифрует их и отправляет в ОФД в зашифрованном виде.

Без ФН онлайн-касса не работает: она не сможет напечатать чек и отправить данные в ФНС. То есть легально работать по закону 54-ФЗ не получится. За отсутствие фискального накопителя контролирующие органы могут оштрафовать компанию или ИП.

Данные, записанные на ФН, невозможно изменить, а сам накопитель нельзя передавать или использовать повторно. Срок службы фискального накопителя ограничен и составляет 15 или 36 месяцев. 

Внутри фискального накопителя находятся три ключевых компонента:

• микропроцессор — управляет работой устройства;
• криптомодуль — формирует цифровую подпись (фискальный признак);
• энергонезависимая память — хранит данные о продажах.

Все элементы герметично размещены в корпусе и работают автономно благодаря встроенной батарее. Если вы только начинаете работать с онлайн-кассой, рекомендуем купить кассу с установленным фискальным накопителем — это упростит подбор и установку оборудования.

Фискальный накопитель превращает каждый чек в официальный фискальный документ и передает его в налоговую. Перечислим основные этапы работы ФН:

1. Формирование чека. Кассир пробивает товар, а кассовое программное обеспечение формирует чек с обязательными реквизитами: суммой, датой, способом оплаты и другой информацией о продаже.
2. Обработка в ФН. Данные передаются в фискальный накопитель. Он присваивает чеку фискальный признак в виде уникального цифрового кода, шифрует информацию и сохраняет ее в своей памяти.
3. Возврат в кассу. Уже закодированный чек возвращается в кассовую программу.
4. Передача в ОФД. Касса отправляет чек оператору фискальных данных.
5. Отправка в налоговую. ОФД передает сведения в налоговую службу.

Все этапы занимают считанные секунды и происходят автоматически. Если интернет-соединение временно отсутствует, данные сохраняются в ФН и будут переданы позже, как только связь восстановится.

Фискальные накопители отличаются сроком службы — 15 или 36 месяцев. Выбор ФН зависит от системы налогообложения, вида деятельности и режима работы кассы.

Как выбрать фискальный накопитель в зависимости от бизнеса

При выборе ФН важно учитывать:

• систему налогообложения: для ОСН обычно используют ФН на 15 месяцев, для УСН — на 36 месяцев;
• вид деятельности: при торговле подакцизной продукцией используется ФН на 15 месяцев, независимо от режима;
• интенсивность продаж: при большом количестве чеков память накопителя заполняется быстрее;
• режим работы кассы: автономная работа является основанием для применения ФН на 15 месяцев.

Как выбрать фискальный накопитель для работы с маркировкой

Для работы с маркировкой необходимо использовать фискальные накопители, поддерживающие формат фискальных данных ФФД 1.2. Подходят модели серий ФН-1.1 М и ФН-1.2, включенные в реестр ФНС.

Такие ФН позволяют формировать и передавать:

• запросы о кодах маркировки;
• уведомления о продаже;
• квитанции о результатах проверки.

В кассовом чеке маркированные товары отображаются с префиксами, которые показывают, успешно ли прошла проверка кода.

Как выбрать фискальный накопитель, если вы работаете на общей системе налогообложения

Предприниматели и организации на общей системе налогообложения (ОСН), реализующие товары, должны использовать фискальный накопитель со сроком действия 15 месяцев — он отработает весь заявленный период.

Закон допускает применение накопителей сроком «не менее 13 месяцев», то есть формально можно использовать и ФН на 36 месяцев. Однако в паспорте ФН на 36 месяцев не указано, как он работает с компаниями, которые занимаются торговлей на ОСН. Производитель не гарантирует фактический срок службы. Чтобы избежать рисков и вопросов со стороны контролирующих органов, на ОСН рекомендуется использовать ФН на 15 месяцев.

Как выбрать фискальный накопитель, если вы работаете на спецрежимах или оказываете услуги

ИП и организации на УСН, ПСН, ЕСХН, а также те, кто оказывает услуги, как правило, используют фискальный накопитель на 36 месяцев — он отрабатывает весь заявленный срок.

Исключения: торговля подакцизными товарами и сезонный характер деятельности — в этих случаях применяются другие правила.

Как выбрать фискальный накопитель, если вы торгуете подакцизными товарами или работаете автономно

При продаже подакцизных товаров ФН на 15 или 36 месяцев фактически проработает около 410 дней (чуть больше 13 месяцев).

При автономной работе кассы без передачи данных в ОФД:

• ФН на 15 месяцев служит около 13 месяцев;
• ФН на 36 месяцев — примерно 560 дней (чуть больше 18 месяцев).

Если торговля подакцизными товарами ведется автономно, любые модели ФН также отработают около 410 дней.

ФН на 36 месяцев обязателен:

• для ИП и организаций на УСН, ПСН, ЕСХН;
• для сферы услуг и неподакцизной торговли;
• если касса постоянно подключена к сети Интернет.

Исключения: подакцизные товары, автономный режим или сезонный бизнес — в этих случаях допустим ФН на 15 месяцев.

ФН на 15 месяцев используется:

• при продаже подакцизной продукции (алкоголь, табак);
• в сезонных видах бизнеса;
• при автономной работе кассы без интернета;
• при совмещении налоговых режимов (например, ОСН + спецрежим).

Важно учитывать: даже если ФН на 36 месяцев технически разрешен, его применение может быть невыгодным — например, при торговле алкоголем фактический срок службы составит около 410 дней.