Как вести учет маркированной продукции в кафе и ресторанах

Маркировка помогает проследить путь движения товара — от поставщика до кухни, включая хранение и списание. Задача системы: фиксировать актуальный статус каждого кода Data Matrix: принят, использован, продан или списан.

В заведениях общепита маркированные товары чаще всего расходуются для приготовления блюд. Поэтому наиболее частые сценарии использования продуктов связаны не с продажей. На что обратить внимание:

• факт поступления маркированной продукции нужно отразить в учете для передачи данных в систему «Честный знак»;
• при частичном расходовании (например, половина упаковки молока ушла на приготовление блюда) остаток тоже необходимо зафиксировать;
• при списании обязательно указывается причина (порча, брак и др.);
• все операции необходимо своевременно отразить в учетной программе.

Несоблюдение этих правил может привести к проверкам и административным мерам.

Оприходование продуктов — ключевой процесс для заведений общепита. С момента приемки коды маркировки (КМ) закрепляются за организацией.

Как правило, поставщик передает продукцию вместе с универсальным передаточным документом (УПД), где перечислены все КМ. Если речь идет о бутилированной воде или молочной продукции, необходимо сканировать коды Data Matrix с каждой единицы товара.

Процесс приемки включает следующие шаги:

1. Получение УПД от контрагента с перечнем кодов.
2. Сканирование штрихкода Data Matrix на упаковках и сверка с данными в УПД.
3. Получение из ГИС МТ актуальных статусов КМ.
4. Передача информации о КМ в систему «Честный знак».

Чтобы снизить нагрузку на персонал и минимизировать ошибки, предприятия автоматизируют приемку. Сотрудники используют терминал сбора данных (ТСД) или смартфон со специальным приложением. Система сверяет данные с документами поставщика и передает информацию в «Честный знак», что делает процесс быстрым и прозрачным.

На этом этапе компании чаще всего сталкиваются с ошибками. Все действия необходимо фиксировать в системе «Честный знак». Основные варианты выбытия продукции:

• Продажа через кассу. Например, клиент покупает бутылку воды, товар списывается, выбытие происходит автоматически.
• Использование для собственных нужд. Продукт расходуется при приготовлении блюд или дегустации. Частично использованные остатки учитываются, а затем списываются при полном расходовании или утилизации.
• Списание по причине порчи или брака.
• Возврат поставщику. В случае пересорта или недостачи.

Чтобы оформить выбытие товаров необходимо:

1. Авторизоваться на сайте честныйзнак.рф с помощью электронной подписи.
2. Создать документ «Вывод из оборота».
3. Выбрать тип учета (например, поэкземплярный).
4. Указать причину списания: для собственных нужд, производственных целей и т. д.
5. Добавить товары с кодами GTIN, указать их количество.
6. Подписать документ электронной подписью и отправить в ГИС МТ.

Эти категории товаров вызывают у заведений общепита больше всего вопросов. Вода и молочные продукты редко реализуются в исходной упаковке с кодом Data Matrix. Обычно они используются при приготовлении блюд, подаче в графинах или в составе других напитков. Сотрудники открывают бутылки заранее и переливают содержимое. Такие операции важно корректно фиксировать в учете.

С 2025 года введены новые правила:

• с 1 марта обязательным стал поэкземплярный учет воды, в том числе в заведениях общепита;
• с 1 июня — аналогичный порядок действует для молочной продукции.

Учет воды:

• при приемке сканируются коды товаров и сверяются с УПД;
• если вода используется для подачи в графине или приготовления блюд, ее необходимо списать с отметкой «для собственных нужд»;
• остатки, не использованные до конца, учитываются до момента их списания.

Учет молочной продукции:

• при частичном расходовании оформляется частичное выбытие;
• порча или утилизация фиксируются в учете, обязательно указывается причина;
• при повторной фасовке или перераспределении остатков продукцию необходимо маркировать;
• при полном расходовании код выводится из оборота.

Если заведение общепита не регистрирует выбытие кодов маркировки или делает это с ошибками, система «Честный знак» считает, что маркированная продукция находится в обороте. Это является нарушением. Если об этом узнают контролирующие органы, компании придется заплатить штраф.