Как снять кассу с учета

Заявление о снятии онлайн-кассы с учета требуется подавать в тех случаях, когда инициатором процедуры выступает сам предприниматель или организация.

Подать заявление можно двумя способами:

• на бумажном носителе — лично в налоговый орган;
• в электронном виде — через Интернет.

При электронной подаче заявление подписывается квалифицированной электронной подписью. Это можно сделать:

• в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС;
• в личном кабинете ОФД;
• через портал Госуслуг.

Если вы планируете обращаться в инспекцию лично, вам потребуется заполненный бумажный бланк заявления.

Для оформления заявления используется форма КНД 1110062. На титульном листе необходимо указать следующие сведения:

• наименование организации или Ф. И. О. индивидуального предпринимателя;
• ИНН;
• модель ККТ и ее заводской номер;
• подробную информацию о краже или утрате кассы — при наличии таких обстоятельств.

Актуальный бланк заявления о снятии ККТ с учета утвержден приказом ФНС от 07.09.2018 № ММВ-7-20/527@. Его рекомендуется использовать без изменений, чтобы избежать отказа со стороны налоговой.

Если заявление подает представитель, дополнительно указываются реквизиты доверенности.

После подготовки заявления можно переходить к самой процедуре снятия ККТ с регистрации. Далее, как правило, применяется пошаговый алгоритм, который зависит от причины закрытия кассы и выбранного способа подачи документов. Разберем этот процесс поэтапно.

1. Сформируйте отчет о закрытии фискального накопителя

Данный этап обязателен, если вы передаете ККТ другому пользователю, например, при продаже кассы или передаче ее в аренду. Без отчета о закрытии фискального накопителя аннулировать регистрацию кассового аппарата невозможно. Отчет о закрытии фискального накопителя формируется через меню онлайн-кассы.

Перед закрытием архива убедитесь, что все чеки по кассовым операциям успешно переданы оператору фискальных данных (ОФД). Если часть документов не отправлена, при архивировании информации на ФН система выдаст ошибку. Проверить статус передачи можно в отчете о закрытии смены либо в сервисных настройках кассы.

Далее выполните команду закрытия архива. Пошаговый порядок действий зависит от модели ККТ и указан в инструкции производителя.

После формирования чека извлеките фискальный накопитель. ФН необходимо хранить в течение 5 лет и по требованию предоставлять контролирующим органам — даже если вы закрыли ИП или организацию.

При корректном выполнении операции будет распечатан отчет, визуально похожий на кассовый чек. Он потребуется при личном обращении в налоговый орган.

Если касса работала без передачи данных в ОФД (например, в удаленных или труднодоступных районах), подготовьте все фискальные данные, записанные на накопителе, и приложите их к заявлению.

В случае поломки или кражи ККТ формировать отчет о закрытии ФН не требуется. В такой ситуации рекомендуется как можно быстрее перейти к процедуре снятия кассы с учета.

Шаг 2. Подайте заявку о закрытии кассы

Заявление о снятии ККТ с учета можно подать одним из следующих способов:

• через личный кабинет на сайте ФНС;
• при личном визите в территориальное отделение ФНС;
• через личный кабинет ОФД.

Наиболее удобный вариант — подача заявления через сайт налоговой службы. Авторизуйтесь в личном кабинете и перейдите в раздел Услуги. Сервисы — Мои кассы.

Выберите кассу, которую нужно снять с учета, и нажмите кнопку Снять с регистрации.

В открывшейся форме заявления укажите дату и время закрытия ФН, номер фискального документа и фискальный признак. После того как вы заполните форму, нажмите Подписать и отправить. Документ будет подписан электронной подписью.

После отправки заявления в системе отобразится статус о добавлении запроса на снятие онлайн-кассы с учета.

При подаче заявления в бумажном виде приложите распечатанный отчет о закрытии ФН и передайте комплект документов лично в ИФНС. Для подачи документов понадобится паспорт. Также допускается снятие кассы с учета через ОФД — все действия выполняются в личном кабинете оператора, а документы заверяются электронной подписью.

Шаг 3. Подготовьте дополнительные документы (при необходимости)

Как правило, дополнительные документы не требуются. Однако в отдельных ситуациях налоговая инспекция может их запросить. Например, если устройство вышло из строя, и распечатать отчет о закрытии ФН невозможно, его отсутствие следует объяснить при подаче бумажного заявления в ИФНС.

При утрате или краже кассы рекомендуется сохранить подтверждающие документы, например, копию заявления в полицию или материалы проверки.

Шаг 4. Дождитесь рассмотрения заявления ФНС

Налоговая служба рассматривает обращение в течение 10 календарных дней с даты подачи. При положительном решении владельцу направляется карточка о снятии ККТ с учета.

Отказ возможен при наличии ошибок, предоставлении неполных или недостоверных сведений в заявлении. В этом случае необходимо исправить данные и подать документы повторно. 

Шаг 5. Получите карточку о снятии ККТ с учета

Карточка предоставляется в электронном виде, а по запросу предпринимателя — на бумажном носителе.

В документе указываются:

• наименование организации или Ф. И. О. индивидуального предпринимателя;
• идентификационный номер налогоплательщика;
• модель ККТ;
• заводской номер кассовой техники;
• дата снятия ККТ с регистрационного учета.

Шаг 6. Верните часть средств за услуги ОФД

Если договор с оператором фискальных данных был оплачен авансом и использован не полностью, после закрытия кассы вы можете обратиться к ОФД. В ряде случаев оператор возвращает часть средств за неиспользованный период обслуживания.

Чтобы снять кассу с регистрационного учета, авторизуйтесь на портале Госуслуг или войдите через мобильное приложение. 

1. Найдите нужную услугу

В каталоге услуг выберите раздел, связанный со снятием с учета контрольно-кассовой техники, и перейдите к услуге. Нажмите кнопку Начать.

2. Укажите причину снятия ККТ

Если одновременно требуется закрыть фискальный накопитель, укажите, что нужно сформировать отчет, а также уточните, работала касса в автономном режиме или нет. Если закрытие ФН не требуется, выберите подходящую причину снятия кассы с учета.

3. Проверьте данные владельца

Убедитесь, что сведения об организации или индивидуальном предпринимателе указаны корректно. При необходимости внесите правки.

4. Заполните данные по кассе

Укажите регистрационный номер ККТ и заводской номер устройства. Эти данные должны полностью совпадать с информацией в карточке регистрации кассы.

5. Внесите сведения из отчета о закрытии ФН

Заполните поля данными из отчета о закрытии фискального накопителя.

Если касса использовалась в автономном режиме, подключите ранее установленный ФН к компьютеру, с помощью специального программного обеспечения выгрузите архив в формате fnc и прикрепите файл к заявлению.

6. Подпишите и отправьте заявление

Подпишите заявление усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) — на компьютере или во встроенном приложении Госключ. Этот способ доступен только для представителя организации.

После отправки заявления и его обработки в личный кабинет Госуслуг поступит карточка о снятии кассы с регистрационного учета. Уведомление об этом отобразится в системе.

Если индивидуальный предприниматель исключается из ЕГРИП, закрытие онлайн-кассы проводится в упрощенном порядке. Закон не обязывает ИП подавать отдельное заявление: как только информация о ликвидации внесена в ЕГРИП, налоговая самостоятельно снимает кассу с учета.

Обязанности предпринимателя в этом случае:

• проверить, что все чеки переданы оператору фискальных данных (ОФД);
• сформировать заявление о снятии ИП с учета;
• оплатить пошлину — 160 руб.;
• подать заявление в ФНС вместе с паспортом и чеком об оплате пошлины.

После выполнения этих действий ИП закроют в течение 5 рабочих дней, а онлайн-касса автоматически снимается с учета.

Чтобы снять кассу с учета через личный кабинет ОФД:

1. Авторизуйтесь в личном кабинете платформы.
2. В разделе Кассы откройте карточку нужного кассового аппарата.
3. Выберите операцию Снять с учета в ФНС — система загрузит форму заявления.
4. Укажите код ИФНС. Данные из отчета о закрытии архива ФН подтянутся автоматически. Если связь с ОФД отсутствует, информацию нужно заполнить вручную.
5. Подпишите заявление электронной подписью руководителя компании и отправьте в налоговую.
6. После одобрения в личном кабинете ОФД появится карточка о снятии кассы с учета.

• По форме КНД 1110062 заявление нужно подать не позднее одного рабочего дня после передачи кассы другому лицу или обнаружения кражи.
• При поломке кассы или ФН срок увеличен до 5 рабочих дней согласно 54-ФЗ.
• Для остальных случаев закон строгих сроков не устанавливает, но откладывать подачу заявления не стоит.

Отчет о закрытии ФН передается вместе с заявлением в ФНС или через ОФД.

Как сформировать отчет:

1. Проверьте, что все кассовые чеки переданы в ОФД. Для этого создайте отчет о закрытии смены и убедитесь, что не осталось неотправленных документов.
2. Сформируйте отчет о закрытии ФН через меню онлайн-кассы. При необходимости воспользуйтесь инструкцией для конкретной модели или проконсультируйтесь в сервисном центре/ОФД.
3. Распечатайте отчет и приложите его к заявлению о снятии кассы с учета.
4. Извлеките ФН и храните его не менее 5 лет — контролеры могут потребовать его даже после закрытия бизнеса.

Если ФН сломан:

• Сделать отчет сразу невозможно, но данные все равно нужно предоставить в ИФНС.
• Накопитель передают производителю для экспертизы, на считывание данных дается 30 рабочих дней, после чего результаты направляются владельцу и налоговой.
• У собственника есть 60 дней с момента подачи заявления на снятие кассы с учета, чтобы передать сведения.

Если касса утеряна или украдена:

• Необходимо подать заявление в полицию и получить справку, что обращение зарегистрировано.
• Эту справку прикладывают к заявлению о снятии ККТ.
• Отчет о закрытии ФН в этом случае не требуется.

Согласно статье 14.5 КоАП:

• для ИП и должностных лиц штраф составляет 1500–3000 руб.;
• для компаний — 5000–10 000 руб.

Если кассу не закрыть сразу при потере, краже или передаче другому лицу, возможны дополнительные проблемы:

• придется платить налог с пробитых сумм за период, когда кассой вы уже не пользуетесь — все чеки учитываются ФНС как доходы лица, на чье имя зарегистрирована ККТ;
• вы остаетесь ответственным за кассу, которая находится на учете, и инспекторы будут взаимодействовать с вами при плановых проверках.