Предприниматели, которые продают товары или оказывают услуги, регулярно сталкиваются с возвратами. Причины могут быть разными: от брака до банального «не подошло». При этом важно не только принять решение о возврате, но и корректно оформить его на онлайн-кассе.
Возврат на кассе оформляют каждый раз, когда вы фактически возвращаете клиенту деньги — полностью или частично. Это базовое правило, которое работает вне зависимости от причины.
Чаще всего возврат связан с тем, что товар не подошел, оказался ненадлежащего качества или услуга не устроила клиента. Также возврат оформляют при отмене покупки после предоплаты или при возврате подарочного сертификата.
Отдельная категория — ошибки кассира. Например, если в чеке указана неверная сумма. Здесь порядок действий зависит от версии формата фискальных данных (ФФД). В ФФД 1.05 для исправления сначала нужно оформить «возврат прихода», а затем пробить корректный чек. В более новых версиях — ФФД 1.1 и 1.2 — используют чек коррекции, что упрощает процесс.
Подберем, установим и настроим онлайн-кассу с поддержкой СБП. Гарантируем полное соответствие закону
Предположим, товар оказался бракованным или неисправным. Покупатель вправе вернуть его в течение гарантийного срока или срока службы. Если такие сроки не установлены, продавец ориентируется на общий период — до двух лет с момента покупки.
При этом для отдельных категорий действуют особые правила. Например, для сезонной одежды и обуви гарантийный срок отсчитывается с начала соответствующего сезона. А для технически сложных товаров (таких как техника или транспорт) действует ограничение: вернуть их можно в течение 15 дней, после чего речь идет уже о ремонте или замене.
Важно, что в случае брака покупатель может выбрать один из вариантов: вернуть деньги, обменять товар, потребовать ремонт или договориться о частичной компенсации стоимости.
Даже если товар полностью исправен, его можно вернуть, если он не подошел. Закон допускает возврат по таким причинам: неподходящий размер, фасон, цвет, форма или комплектация. Однако здесь действуют строгие условия. С момента покупки должно пройти не более 14 дней (не считая дня покупки), товар должен сохранить товарный вид и не иметь следов использования, а также быть в полной комплектации.
Подтверждение покупки обязательно, но это может быть не только бумажный чек. Подойдут и электронные данные, например, выписка из банковского приложения. В крайнем случае допускаются свидетельские показания.
Существует перечень товаров, которые не подлежат возврату даже при соблюдении всех условий. Это связано с вопросами гигиены и безопасности.
К таким товарам относятся, например, предметы личной гигиены, медицинские изделия и лекарства, нижнее белье и чулочно-носочные изделия, а также животные и растения. В эту же категорию входит бытовая химия. Если товар есть в этом списке, оформить возврат не получится, даже если он не использовался.
Процедура возврата в большинстве случаев выглядит одинаково, независимо от причины. Сначала покупатель обращается к продавцу с товаром и заявлением на возврат. Продавец проверяет, соблюдены ли условия: сроки, категория товара, его состояние. После этого оформляет заявление, в котором указывает данные покупателя, информацию о товаре, причину возврата и способ получения денег.
Далее кассир формирует чек с признаком «Возврат прихода» и оформляет сопроводительные документы, например, накладную на возврат. После этого товар принимается обратно, а деньги возвращаются покупателю. Один экземпляр документов передается клиенту, второй остается у продавца.
Обратите внимание: деньги покупателю возвращаются тем же способом, которым была произведена оплата.
Несмотря на различия между моделями касс (смарт-терминалы, мобильные кассы, фискальные регистраторы), логика возврата остается единой.
Кассир выбирает тип операции «Возврат прихода», открывает чек возврата и добавляет в него товар, который нужно вернуть. Указываются его параметры: наименование, количество, цена и система налогообложения. Затем выбирается способ расчета и чек закрывается. После этого происходит фактический возврат денег — наличными или на карту.
В некоторых компаниях функция возврата ограничена правами доступа, чтобы исключить злоупотребления. В таком случае операцию может выполнить только старший кассир.
Наличие чека влияет не на право возврата, а на удобство его оформления. Если чек есть, кассиру достаточно найти его по номеру или отсканировать штрихкод. После этого можно выбрать нужные позиции и оформить возврат на кассе — как полностью, так и частично.
Если чека нет, процедура становится чуть сложнее. Товар нужно добавить вручную или выбрать из каталога, а сумму указать самостоятельно. При возврате безналичной оплаты потребуется RRN — уникальный номер транзакции, который можно найти в данных платежа или запросить у банка.
После оформления чека деньги возвращаются стандартным способом: наличными или на карту. При безналичном возврате средства обычно поступают в течение 5 дней.
Частичный возврат на кассе — распространенная ситуация, когда клиент возвращает не всю сумму, а только часть. В этом случае в чеке «Возврат прихода» указывают только те товары или сумму, которые подлежат возврату. Остальные позиции остаются без изменений.
Такой подход применяется как для товаров, так и для услуг. Если услуга оказана частично, возврат оформляется на соответствующую часть стоимости.
Если кассир допустил ошибку — например, пробил неправильную сумму — важно корректно ее исправить. В ФФД 1.05 используется схема с возвратом: сначала оформляется «Возврат прихода», затем пробивается правильный чек. В более новых версиях предусмотрен чек коррекции, который позволяет внести исправления без оформления возврата как отдельной операции. Выбор способа зависит от настроек кассы и используемого формата данных.
Иногда покупатель не хочет возвращать деньги, а предпочитает обменять товар. В этом случае операция оформляется в два этапа.
Сначала формируется чек «Возврат прихода» с указанием способа оплаты «Встречное предоставление». После этого пробивается новый чек «Приход» на товар, который передается взамен.
Такой порядок позволяет корректно отразить операцию в учете.
Если клиент внес предоплату, но отказался от покупки, возврат на кассе оформляется с указанием признака «частичный расчет и кредит». При этом возвращается именно та сумма, которую клиент фактически оплатил.
Подарочные сертификаты приравниваются к деньгам. Поэтому при возврате операции с ними оформляются так же, как и обычные платежи: в чеке указывается полная сумма, а деньги возвращаются клиенту наличными или на карту.
Отдельного внимания заслуживает доставка. Если ее стоимость указана в чеке отдельной позицией, продавец вправе не возвращать эти расходы.
В этом случае в чеке «Возврат прихода» указывается только стоимость самого товара, без доставки. Это важно учитывать еще на этапе оформления продажи.
Возврат на кассе — это не просто техническая операция, а часть корректного учета и соблюдения законодательства.
Ключевое правило — любая операция по возврату денег сопровождается чеком с признаком «Возврат прихода». При этом важно учитывать причину возврата, способ оплаты, наличие чека и особенности конкретной ситуации — будь то частичный возврат, ошибка кассира или возврат предоплаты. Четкое соблюдение процедуры помогает избежать споров с клиентами и вопросов со стороны контролирующих органов.
Чтобы получить консультацию, как сделать возврат на кассе, обращайтесь к нашим экспертам. Оставьте заявку на сайте или позвоните:
Мы подробно проконсультируем вас.
Подберем, установим и настроим онлайн-кассу с поддержкой СБП. Гарантируем полное соответствие закону
