Как менять фискальный накопитель

Сначала перечислим порядок действий. Далее подробно разберем каждый шаг.

1. Определите срок замены ФН.
2. Подберите новый фискальный накопитель.
3. Сформируйте отчет о закрытии смены, затем отчет о закрытии ФН.
4. Установите новый ФН.
5. Составьте отчет об изменении параметров регистрации (фискализации).
6. Перерегистрируйте кассу (если перерегистрация не проходит в упрощенном порядке).

ФН меняют в двух ситуациях:

• истек срок его действия;
• закончилась память накопителя.

Большинство ОФД, автоматически рассчитывают срок службы ФН и уведомляют о необходимости замены за 30 дней. Также информация доступна в отчете о закрытии смены:

• «Ресурс ФН менее 30 дней» или «Ресурс ФН менее 3 дней» — сигнал о необходимости замены фискального накопителя.
• «Память ФН заполнена» — накопитель почти переполнен.

Если ФН не заменить вовремя, он заблокируется, и на кассе невозможно будет сформировать отчет о закрытии ФН.

При выборе накопителя учитывайте три аспекта:

1. Требования 54-ФЗ. Тип ФН зависит от вида деятельности:

• Продавцы подакцизных товаров используют ФН на 15 месяцев.
• Поставщики услуг — ФН на 36 месяцев.

2. Объем продаж. При высоком обороте памяти накопителя может не хватить, поэтому выгоднее выбрать ФН с бо́льшим сроком службы.

3. Ограничения в паспорте ФН. Проверьте указанный срок эксплуатации и условия применения.

1. Сформируйте отчет о закрытии смены

Убедитесь, что все фискальные документы переданы оператору фискальных данных (ОФД). В отчете поле «Количество непереданных ФД» должно быть пустым.

2. Создайте отчет о закрытии архива ФН

Создайте отчет на кассе. В некоторых моделях данные подтягиваются автоматически при подключении к ОФД:

• Дата и время формирования отчета.
• Номер фискального документа (№ ФД).
• Фискальный признак (ФПД, ФП).

3. Установите новый ФН

По закону владелец кассы может самостоятельно заменить ФН. Перед этим проверьте условия договора с поставщиком, чтобы не потерять гарантию на аппарат.

Старый фискальный накопитель нужно хранить 5 лет с даты окончания срока действия и предоставить налоговой по запросу.

Создайте отчет согласно инструкции производителя кассы. Проверьте настройки ОФД. Данные из отчета могут понадобиться для перерегистрации кассы:

• дата и время формирования отчета,
• № ФД,
• фискальный признак (ФПД, ФП).

1. Войдите в личный кабинет ОФД → раздел «Кассы».
2. Откройте карточку нужной кассы и нажмите «Перерегистрировать».
3. В окне выберите «Получить карточку регистрации из ФНС».
4. Дождитесь ответа от ФНС.
5. После получения карточки нажмите «Завершить перерегистрацию».

Готово: касса зарегистрирована с новым ФН.