Как контролировать магазины на расстоянии: топ-6 способов

Если вы все еще ведете учет на бумаге и в Excel, то вы — герой. Однако это сложно, муторно и риск совершить ошибку возрастает в разы. На помощь приходят современные системы контроля, которые работают в облаке: владелец или управляющий может в любой момент зайти с ноутбука или смартфона в программу и проанализировать ситуацию в реальном времени. Вы контролируете свой бизнес из любой точки мира: работая в офисе или на складе, в командировке или даже в отпуске.

Товароучетная система

Помогает отслеживать остатки, контролировать запасы и планировать закупки. Забудьте о ручных подсчетах: вся необходимая информация представлена на экране, это быстро и удобно.

Примеры использования товароучетной системы и преимущества для бизнеса:

1. В сети магазинов, в которых продают стройматериалы, после новогодних праздников заметили спад продаж краски. Благодаря данным, полученным из учетной системы, руководство сети решило уменьшить закупки на январь-февраль, а к марту — увеличить. В итоге компания уменьшила количество неликвидной продукции на 30% и освободила 500 000 руб. из оборотных средств.
2. В филиале сети аптек в Екатеринбурге, согласно данным учетной системы, резко увеличился расход дорогих витаминов. Владелец сети проверил камеры и узнал, что один из сотрудников продавал витамины нелегально. Сотрудника уволили, а аптека больше не несла убытки.

POS-система

Контролирует продажи, обрабатывает транзакции и анализирует покупательскую активность. Современные POS-системы выявляют подозрительные действия: частые отмены чеков, повторные скидки, периоды без продаж.

Примеры использования POS-систем и преимущества для бизнеса:

1. POS-система зафиксировала, что после закрытия магазина один из кассиров регулярно оформляет возвраты. Оказалось, сотрудник создавал фиктивные продажи, чтобы выполнить план. 
2. В сети кофеен в Ростове кассир оформил 50 скидок по личной карте: сотрудник злоупотреблял служебным положением. Доступ к скидкам ограничили централизованно.
3. POS-система показала, что в кофейне с 14:00 до 16:00 продаж практически не бывает. Владелец запустил акцию «Кофе + десерт со скидкой 50%». Выручка кофейни выросла на 35%.

CRM-система

CRM-система управляет данными о клиентах: кто, что и как часто покупает, помогает персонализировать предложения.

Примеры использования CRM-системы и преимущества для бизнеса:

1. В сети продуктовых магазинов в Самаре выяснили, что популярны веганские продукты, а в Воронеже — классические десерты. Ассортимент скорректировали, и средний чек вырос на 15%.
2. Автосервис вернул 15% клиентов: владелец предложил диагностику со скидкой 70% тем, кто не посещал точки более шести месяцев. 
3. В сети спортивных магазинов клиентам, купившим кроссовки, спустя месяц отправили рассылку с акцией: при покупке трех пар носков — скидка 20%. Продажи аксессуаров выросли на 30%.

Камеры — это возможность видеть, что происходит в каждом магазине здесь и сейчас.

Примеры использования камер в торговых точках и преимущества для бизнеса:

• Управляющий продуктового магазина обнаружил очереди из-за длительных перекуров кассиров и скорректировал график работы и отдыха сотрудников. Очередей стало меньше, а довольных клиентов больше.
• Владельцы кофейни посмотрели видео с камер и заметили, что официанты не сразу убирают грязную посуду со столов. Это не нравилось новым посетителям, которые садились за столик и ждали, пока сотрудники уберут тарелки и чашки, оставшиеся от предыдущих клиентов. Владельцы кафе поговорили с сотрудниками, внедрили стандарты по чистоте. В результате средний чек вырос на 20%, а клиенты теперь оставляют больше положительных отзывов.

Личные визиты помогают выявить проблемы, скрытые от систем. Если просто приехать и посмотреть, как работает торговая точка, можно узнать много интересного.

Примеры удачной ревизии и преимущества для бизнеса:

• На одной точке продавцы не маркировали ценники — покупатели просто не видели товары с акциями. Управляющий поговорил с сотрудниками, напомнил о правилах работы с ценниками. В результате продажи акционных товаров выросли на 30%.
• В другом магазине обнаружили просрочку продуктов, потому что списание испорченных товаров откладывали, чтобы не портить показатели. Управляющий скорректировал систему мотивации и сделал упор не только на количество проданных товаров, но и на качество обслуживания.
• Контроль расходников (туалетная бумага, мыло) помог выявить кражи. Владелец сети магазинов провел ревизию и выяснил, что около 60 рулонов бумаги исчезло за месяц. Кажется, что в рамках одного магазина потери несущественные, но в масштабах сети – весьма внушительные.

Регулярные отчеты сотрудников помогают понять причины изменений в продажах и работе команды, какие акции оставить, а какие – нет.

Примеры, как отчеты персонала помогают выявить слабые места бизнеса:

• В магазине одежды выяснили, что описание товаров на сайте устарело, поэтому клиенты часто оформляли возвраты. Исправили карточки — количество возвратов снизилось.
• В ресторане обнаружили, что в часы пик некоторые блюда отсутствуют из-за задержек поставок. Управляющий скорректировал график поступления товаров, и средний чек вырос на 20%. 
• В магазине товары по акции долго не продавались, хотя в других торговых точках с этим проблем не было. Оказалось, что товары выставлены в незаметном месте, и покупатели их просто не замечают. Сотрудники переставили стенд с акционными товарами, и продажи выросли на 15%.
• Отчет управляющего помог выявить неправильно настроенные скидки на зимнюю одежду: низкие цены установили на те товары, которые почти не продаются. Ошибку исправили, и продажи выросли на 25%.

Клиенты дают обратную связь, которая помогает исправлять ошибки. Примеры, как отзывы посетителей позволяют выявить слабые места бизнеса и повысить продажи:

• В сети ресторанов клиенты жаловались на большие очереди. Оказалось, что система работает медленно в часы пик. ПО обновили, очереди сократились. 
• Посетители оставили отзывы о кофейне, что официанты не улыбаются и не предлагают десерты. Как оказалось, у сотрудников просто не было достаточной мотивации. Руководство кофейни пересмотрело систему премирования и средний чек вырос.
• Клиент оставил отзыв, что в сети продуктовых магазинов сложно найти нужный товар: текст на вывесках сложно прочитать. Владелец пересмотрел систему навигации по магазину: покупателям понравился новый формат, и продажи выросли.
• Отзывы показали, что в магазине электроники консультанты не помогают с выбором товара. Управляющий провел обучение для сотрудников, и жалобы прекратились.

Тайные покупатели оценивают качество обслуживания и соблюдение стандартов в реальных условиях. Они действуют так же, как ваши клиенты: оценивают товары, сервис, работу сотрудников. Собрали несколько примеров, какие проблемы бизнеса помогли решить тайные покупатели:

• Тайный покупатель сообщил, что в кафе официанты не предлагают десерты и напитки. Управляющий поговорил с сотрудниками и напомнил, что важно не забывать о стандартах обслуживания. В результате продажи десертов выросли на 20%.
• В спортивном магазине тайный покупатель отметил, что консультанты не могут проконсультировать клиента по товару. Управляющий провел обучение для сотрудников, что решило проблему: покупатели стали увереннее в своем выборе и быстрее оплачивают понравившийся товар.
• В косметическом магазине сотрудники не подсказывали клиентам, какие средства подойдут для их типа кожи. Управляющий разработал небольшой опрос для клиентов и провел обучение для персонала. В результате продажи уходовых средств выросли на 20%.

Каждый из этих инструментов эффективен, но только если вы используете их вместе. Так вы полностью контролируете работу сети: 

• система товароучета и POS-система отслеживают остатки, продажи и аномалии;
• CRM помогает вернуть клиентов; 
• камеры следят за работой персонала;
• отчеты добавляют контекст;
• тайные покупатели и соцсети отражают мнение клиентов.

В итоге вы не просто видите проблемы, а точно понимаете, где и как их решать. Вы управляете бизнесом, а не отвлекаетесь постоянно на кризисы — комплексный контроль помогает направлять усилия туда, где они действительно нужны.