Что такое товарный учет и почему он нужен малому бизнесу

Товарный учет или товароучет — это система контроля движения товаров: сколько закуплено, сколько продано, какие остатки на складе и какую прибыль приносит каждая позиция. По сути, это способ управлять главным активом торговой точки — товаром. И не терять деньги из-за ошибок и неточностей.

Формат учета зависит от бизнеса: 

• кофейня. Владельцу нужно понимать, сколько упаковок зерна израсходовано, какой объем уходит на одну чашку эспрессо и какие позиции продаются лучше всего;
• магазин одежды. Предприниматель ведет учет одежды по цвету и размеру, контролирует остатки и ведет статистику продаж по каждой модели;
• автомастерская. Владелец ведет учет запчастей и услуг исходя из спроса и оборачиваемости.

Грамотно выстроенный учет позволяет точно понимать:

• какое количество товаров находится на складе или в торговом зале;
• какие позиции продаются лучше и приносят больше прибыли;
• что «залежалось» и «замораживает» деньги;
• когда нужно формировать заказ поставщику;
• какие товары дают маржу, а какие работают «в ноль».

Цель товароучета — не просто фиксировать позиции, а получать управленческие данные. Товар — это деньги в товарной форме. Без контроля легко уйти в минус: заказать лишнее, не заметить рост цен у поставщика или упустить популярную позицию.

Пример: владелец продуктового магазина вручную пересчитывал остатки и закупал товары «на глаз». Мясные нарезки почти не покупали и их приходилось списывать, потому что у товаров истекал срок годности. Внедрение простой товароучетной программы позволило увидеть реальный объем продаж по каждой позиции. Владелец сократил закупки. В результате списаний стало меньше, а прибыль выросла.

Товарный учет — это инструмент управления, а не просто контроль остатков. От него зависят продажи, прибыль и лояльность клиентов.

Рассмотрим на примере программы «Управление ассортиментом» от Эвотор, как вы можете автоматизировать процессы с ее помощью.

Всегда закупайте ходовой товар вовремя

Когда вы видите точные остатки, можно быстро пополнить запасы. Особенно это важно для товаров ежедневного спроса: молока, хлеба, батареек, газа для зажигалок. Если какой-то товар закончился, клиент не будет ждать: покупатель уйдет к конкуренту.

Система показывает, какие товары продаются чаще других и регулярно, и помогает спрогнозировать, на сколько дней хватит остатков при текущем темпе продаж.

Снижайте потери и находите проблемные зоны

Товарный учет показывает списания, просрочку и расхождения. Это критично для продуктовой розницы, аптек и общепита. Если один и тот же товар регулярно портится или пропадает, можно вовремя скорректировать закупки, условия хранения или работу сотрудников.

В сервисе «Управление ассортиментом» видно, какие позиции могут быть просрочены и требуют внимания.

Находите ошибки и выявляйте воровство 

Если поставщик привез 10 упаковок с кофе, продано 7, а на складе числится 1, значит, есть расхождение. Система поможет понять, на каком этапе произошла ошибка: при приемке, в торговом зале или на кассе. Такой контроль дисциплинирует персонал и снижает риски недостач.

Корректно рассчитывайте себестоимость и наценку

Без учета легко продавать в убыток. Например, поставщик поднял цену, а розничная цена не изменилась. Или обратная ситуация: наценка слишком высокая, и товар «зависает».

Система должна учитывать закупочную стоимость и дополнительные расходы: доставку, упаковку, аренду. В решении «Управление ассортиментом» себестоимость автоматически подтягивается из накладных.

Учитывайте расходники в сфере услуг

Товарный учет необходим не только в торговле. Например, в SPA-центре клиентам делают массаж. Сотрудникам нужны расходники: масло для массажа, простынь для кушетки, антибактериальный спрей, мыло. Их нужно регулярно закупать и контролировать остатки.

Через технологические карты можно задать нормы списания. Например, для услуги «Массаж на все тело» потребуется:

• 50 мл масла;
• 5 мл спрея;
• 5 мл мыла.

При пробитии чека в документе будет указана только услуга «Массаж на все тело», но система автоматически спишет расходники в нужном объеме.

Смотрите, на чем вы зарабатываете

Товароучет показывает прибыль по каждой позиции. Можно отказаться от убыточных товаров, пересмотреть наценку или договориться с поставщиком. ABC-анализ помогает увидеть, какие товары: 

• приносят основную выручку,
• только занимают место на полке и продаются с трудом.

Повышайте средний чек

Аналитика показывает, какие товары покупают вместе и в какие дни спрос выше. Это помогает выстраивать выкладку и запускать акции.

Например, рядом с пельменями можно разместить кетчуп и предложить набор «пельмени+кетчуп» с небольшой скидкой. Это поможет стимулировать продажи в дни падения спроса.

Самый эффективный вариант — использовать систему товароучета, синхронизированную с кассой. Такой подход уменьшает количество ошибок, вы получаете полный контроль над бизнесом.

Если вы работаете с кассой Эвотор и у вас подключена программа «Управление ассортиментом», вы сможете:

• автоматически списывать товар при продаже;
• контролировать остатки и спрос в реальном времени;
• принимать маркированный товар по электронным накладным;
• вести отчеты по сменам и сотрудникам;
• быстро менять цены и печатать ценники;
• проводить инвентаризацию со сканером штрихкодов.

Отчет о продажах показывает каждую операцию: что продано, кем, по какой цене и с какой прибылью.

Визуально учет в Excel напоминает учет в программе. Но при большом ассортименте ошибки неизбежны.

Вести учет вручную в тетради не всегда удобно — нужно письменно указать все, что происходит в торговой точке. Формально это похоже на Excel, но на практике еще сложнее и запутаннее.

• Заказ товара — по памяти и на ощущениях. Закупка товара происходит фактически по памяти. Понять, что именно нужно заказывать у поставщиков, можно, если посмотреть на полки или вспомнить, какие позиции продавались чаще других. 
• Приход и продажи — вручную, без прозрачности. Все операции фиксируются ручкой на бумаге. В лучшем случае продавец записывает сумму и перечень товаров. В худшем — указывает только итоговую сумму продажи. Проверить корректность таких записей невозможно. Как и невозможно понять, откуда возникла недостача и куда пропали деньги.
• Если изменилась цена, нужно переписывать все заново. Необходимо пересчитать остаток в денежном выражении, внести новые данные в тетрадь, обновить цены в кассе и распечатать или переписать ценники. Каждое действие выполняется отдельно и вручную. Это значит, риск ошибки на каждом этапе только растет.
• Инвентаризация — стресс и высокая вероятность ошибок. Инвентаризация превращается в настоящее испытание: пересчитать фактические остатки, сверить их с записями, найти расхождения. Все делается вручную, и вероятность ошибок при таком подходе крайне высока.

Контроль практически отсутствует. Система контроля в таком формате минимальна. Продавец может списать товар, не внести продажу, скрыть порчу. Отследить, на каком этапе исчез товар, не получится, потому что невозможно зафиксировать и проверить каждый шаг движения товара.

Когда учет в тетради работает

Вести товароучет письменно в тетради могут только совсем небольшие торговые точки. Но для любого другого бизнеса или при масштабировании такой формат не дает конкретных данных для управления и создает иллюзию контроля, а не показывает реальную картину.

Универсального решения нет. Выбор зависит от формата бизнеса. Перечислили основные критерии, на которые стоит обратить внимание при выборе способа товарного учета.

1. Объем номенклатуры

Оцените, сколько у вас позиций номенклатуры. Если меньше 100 — возможен учет в таблицах. Для сотен и тысяч SKU нужна программа.

Пример: магазин с 5000 позициями канцелярии не сможет эффективно работать в Excel. В решении «Управление ассортиментом» товары сортируются по категориям, остатки считаются автоматически, доступна аналитика.

2. Частота продаж

Если на старте продажи случаются редко, можно вести учет вручную. Но если есть маркированные товары (например, ювелирные изделия), требуется работа с ГИИС ДМДК и печать бирок. В этом случае без автоматизации не обойтись.

3. Тип учета

Существует два подхода к ведению товарного учета:

• Количественный учет — это когда вы отслеживаете только приход, расход и остатки. Подходит для простого формата торговли, можно вести на бумаге или в Excel.
• Суммовой учет — это когда вам нужно оценить не только остатки, но и прибыль, закупочные цены, маржинальность, возвраты и списания. Такой учет без программы вести не получится — слишком много расчетов и нюансов. Здесь без автоматизации не обойтись.

4. Бюджет

Иногда предприниматели стараются «прыгнуть выше головы». Например, продавец овощей на рынке подключает 1С и сталкивается с тем, что процессы становятся только сложнее. Вместо нескольких минут работы в Excel он оплачивает систему, осваивает интерфейс, вручную вносит данные, а сам бизнес при этом не меняется.

Если оборот и ассортимент небольшой, не стоит выбирать сложные решения «на вырост». Рациональнее использовать инструменты, которые не отнимают лишние ресурсы и не увеличивают расходы. Главное, чтобы формат учета соответствовал масштабу бизнеса.

В таблице перечислили несколько критериев, когда бизнесу подойдет вариант вести учет вручную, а когда нужна товароучетная программа.

Товарный учет для малого бизнеса — это инструмент контроля главного ресурса торговли — товара. Его задача — не допускать потерь и предоставлять понятную картину происходящего в бизнесе.

Товарный учет позволяет выявлять слабые места в продажах и товарной базе, своевременно делать закупки, упрощать работу с номенклатурой, снижать списания, корректно рассчитывать прибыль, предотвращать воровство, определять самые популярные товары и решать другие управленческие задачи.

Существует два способа ведения товарного учета — вручную или автоматически. Вручную вести учет можно, если в торговой точке не более 100 наименований и всего несколько продаж в день, поскольку все операции нужно фиксировать и обрабатывать самостоятельно.

Во всех остальных случаях требуется программа для учета товаров: она автоматизирует процессы и упрощает процессы в десятки раз. Одно из таких решений — приложение «Управление ассортиментом» от Эвотор. Подключите программу бесплатно на 7 дней и протестируйте ее возможности на своих данных.