Что такое ОФД и зачем он нужен

Оператор фискальных данных или сокращенно ОФД принимает от онлайн-касс сведения о расчетах, обрабатывает их и передает в Федеральную налоговую службу по защищенным каналам связи.

Процесс передачи данных выглядит следующим образом:

1. Покупатель покупает товар или оплачивает услугу.
2. Продавец принимает оплату и формирует кассовый чек на онлайн-кассе.
3. Информация о расчете поступает в фискальный накопитель (ФН).
4. ФН шифрует данные, формирует фискальный признак и передает сведения оператору фискальных данных.
5. ОФД проверяет корректность информации, отправляет ее в ФНС и хранит данные не менее пяти лет.

Проще говоря, оператор фискальных данных — это посредник между пользователем онлайн-кассы и налоговой службой, без которого легальная передача чеков невозможна.

Согласно Федеральному закону № 54-ФЗ, предприниматели обязаны применять контрольно-кассовую технику и передавать данные о кассовых чеках в ФНС через ОФД. Кассовый чек для ОФД — это основной источник информации обо всех платежах, которые проходят через кассу.

Федеральная налоговая служба не отслеживает работу каждой кассы напрямую. Контроль осуществляется через операторов фискальных данных, которые:

• принимают сведения по каждому чеку;
• обеспечивают их защиту и сохранность;
• передают данные в ФНС в режиме реального времени;
• помогают выявлять нарушения при работе с ККТ.

Таким образом, ОФД обеспечивает прозрачность расчетов и соблюдение требований законодательства.

Работа без оператора фискальных данных возможна только в двух случаях.

ИП или компания не использует ККТ

Если предприниматель освобожден от применения контрольно-кассовой техники или не использует ее по закону, передавать данные в ФНС не нужно. Заключение договора с ОФД не требуется.

Автономный режим работы кассы

В труднодоступных и удаленных местностях, где отсутствует стабильное интернет-соединение, допускается автономная работа кассы. В этом режиме данные о расчетах сохраняются в фискальном накопителе и передаются в налоговую при его замене. Требования к срокам передачи информации сохраняются.

Во всех остальных случаях использование ОФД обязательно.

Деятельность операторов фискальных данных регулируется Федеральным законом № 54-ФЗ. Для работы с фискальными данными оператор должен соответствовать следующим требованиям:

• иметь технические средства для обработки, хранения и проверки фискальной информации;
• обладать экспертным заключением о возможности ведения такой деятельности;
• обеспечивать конфиденциальность и защиту передаваемых данных;
• хранить сведения о чеках не менее пяти лет;
• самое важное условие: состоять в официальном реестре операторов фискальных данных на сайте ФНС. Если компании в реестре нет, заключать с ней договор нельзя.

Передача информации происходит автоматически и без участия кассира:

1. Продавец пробивает товар и формирует чек.
2. Фискальный накопитель получает данные, шифрует их и формирует фискальный признак.
3. Касса печатает чек с фискальным признаком.
4. Зашифрованные данные поступают на серверы оператора фискальных данных.
5. ОФД проверяет подлинность чека и передает сведения в ФНС.

Если произошел сбой, данные временно хранятся в фискальном накопителе. После восстановления соединения информация автоматически отправляется оператору. Максимальный срок передачи данных — 30 дней. Нарушение этого срока может привести к блокировке кассы и штрафам.

Через ОФД в налоговую передаются не только чеки. В перечень фискальных документов входят:

• отчет о регистрации онлайн-кассы;
• отчет о перерегистрации ККТ;
• отчеты об открытии и закрытии смены;
• отчет о текущем состоянии расчетов;
• отчет о закрытии фискального накопителя.

Фискальный накопитель шифрует эти данные. Документ, сформированный без ФН, считается недействительным.

Личный кабинет оператора фискальных данных — основной инструмент контроля за работой касс. Через него предприниматель может:

• проверять, все ли чеки переданы в ФНС;
• отслеживать выручку и работу смен;
• контролировать статус фискального накопителя и сроки его замены;
• формировать и выгружать отчетность;
• управлять несколькими кассами и юридическими лицами;
• отслеживать операции с маркированными товарами.

Использование личного кабинета помогает вовремя выявлять ошибки и снижать риск проверок и штрафов.

Для начала работы с оператором фискальных данных необходимо:

1. Заключить договор с ОФД. Для подписания потребуется УКЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись.
2. Купить онлайн-кассу и фискальный накопитель, включенные в реестр ФНС.
3. Подключить кассу к сети Интернет и зарегистрировать ее в личном кабинете ФНС.
4. Указать данные кассы и оператора в личном кабинете ОФД и настроить передачу чеков.

После завершения настройки чеки будут автоматически отправляться оператору и в налоговую службу.

При выборе оператора фискальных данных важно учитывать несколько факторов:

• соответствие требованиям законодательства и наличие в реестре ФНС;
• удобство личного кабинета и интерфейса;
• наличие дополнительных функций и аналитики;
• стоимость обслуживания и прозрачность тарифов;
• качество технической поддержки и скорость реакции;
• отзывы пользователей и репутацию на рынке.

Выбор ОФД всегда зависит от специфики бизнеса, количества касс и объема операций.

Если текущий оператор не устраивает, его можно сменить. Для этого необходимо:

1. Расторгнуть договор с действующим ОФД.
2. Заключить договор с новым оператором фискальных данных.
3. Перерегистрировать кассу в ФНС с указанием причины «Изменение ОФД».
4. Получить отчет о перерегистрации и продолжить работу.