Частые вопросы и ошибки при работе с чеками

У каждого кассового чека есть два разных номера, которые часто путают между собой.

1. Номер чека за смену. Этот номер показывает, каким по счету был чек после открытия текущей смены на кассе.
2. Номер фискального документа. Он показывает порядковый номер фискального документа с момента активации фискального накопителя (ФН). В этот перечень входят не только чеки, но и другие фискальные документы, например, отчет о закрытии смены.

Номер фискального документа обычно расположен в конце чека и выглядит как строка: «ФД NNNNN».

Номер фискального документа содержит до 9 цифр.

Порядковый номер чека за смену может находиться как в начале, так и в конце чека. Он отображается в формате: «Чек NNNN», «БСО NNNN», «ЧЕК КОР. NNNN», «БСО КОР. NNNN», где NNNN — номер чека.

Номер фискального документа является обязательным реквизитом. Его отсутствие означает, что чек сформирован с нарушениями, за что предусмотрена ответственность — предпринимателя могут оштрафовать налоговые органы. При этом номер чека за смену обязателен только для электронного чека — в бумажной версии он может отсутствовать.

Перечень обязательных реквизитов кассового чека перечислен в статье 4.7 Закона № 54-ФЗ. ИНН кассира в этом списке отсутствует.

Согласно требованиям, в чеке должны быть указаны:

• фамилия;
• инициалы;
• должность кассира.

Поле для ИНН кассира в чеке действительно предусмотрено, однако этот реквизит необязательный. Его отсутствие не влечет штрафных санкций. При этом указание ИНН также не считается нарушением.

ФН — фискальный накопитель, установленный в ККТ и участвующий в формировании всех фискальных документов. У каждого накопителя есть уникальный заводской номер, который используется при регистрации кассы и может потребоваться при оформлении отчетных документов.

Заводской номер ФН является обязательным реквизитом чека. Он указывается в поле строки: «ФН N» и, как правило, располагается в конце чека рядом с номером ФД. Серийный номер фискального накопителя состоит из 16 цифр.

Необнуляемая сумма прихода — это реквизит внутренних отчетов ККТ, а не кассового чека. Он является необязательным, поэтому может не отображаться — это не ошибка.

В налоговом законодательстве такого термина нет: ФНС не проверяет этот показатель. Он введен исключительно для удобства пользователей.

Необнуляемая сумма прихода — это совокупная сумма всех расчетов, проведенных через кассу с момента ее регистрации. Эта сумма:

• увеличивается при каждом чеке;
• никогда не уменьшается, даже если чек был отменен;
• сбрасывается только при снятии ККТ с регистрации, перерегистрации на другое юрлицо или при сервисном обнулении.

Этот показатель не используется в отчетности и служит только для внутреннего контроля.

Законодательство не устанавливает строгих требований к шрифту кассового чека. Это легко заметить, сравнив чеки разных торговых точек — оформление может отличаться.

Шрифт зависит от:

• модели ККТ;
• кассового программного обеспечения;
• чекового принтера и его настроек.

Ключевое требование одно: текст должен быть легко читаемым и надпись на чеке должна сохраняться 6 месяцев. Символы не должны сливаться, иметь какие-либо дополнительные элементы или искажения, мешающие восприятию информации.

Как вариант, компании и ИП могут ориентироваться на минимальный размер шрифта, установленный для указания названий пищевой продукции — 2 миллиметра. 

С 1 февраля 2021 года предприниматели обязаны указывать в чеках конкретные наименования товаров и услуг — номенклатуру. Обобщенные формулировки вроде «Товары — 10 000 руб.» больше не допускаются.

Требования к наименованию закреплены в ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ.

В чеке обязательно указываются:

• наименование;
• цена;
• количество;
• стоимость с учетом скидок и надбавок.

Наименования в чеке располагаются в столбик. Напротив каждой позиции указывается цена. Данные можно вводить вручную или подгружать из товарного справочника — автоматически при сканировании штрихкода или вручную.

Дополнительные требования:

• длина наименования — не более 128 символов с пробелами;
• наименования разных товаров должны отличаться.

Если на момент оплаты неизвестно, какие именно товары будут переданы покупателю, оформляется чек с признаком предмета расчета «АВАНС». В этом случае наименование можно не указывать.

При последующей передаче товара необходимо пробить чек «Полный расчет» и указать все товары.

Аннулирование чека — это отмена операций до момента его закрытия. Такой вариант используется, если:

• кассир допустил ошибку;
• покупатель отказался от покупки до завершения расчета, и чек еще не пробит.

Алгоритм аннулирования зависит от модели ККТ и описывается в инструкции к оборудованию.

Если чек уже был пробит, аннулировать его невозможно. В этом случае применяются: чек «Возврат прихода» или чек коррекции.

Чек коррекции используется для исправления ошибок при работе с ККТ.

• ФФД 1.05 — применяется для отражения расчетов, проведенных без чека. Например, в магазине отключили электричество, продавец продал товар. Когда свет появится, нужно пробить чек коррекции.
• ФФД 1.1 и 1.2 — позволяют корректировать ошибочно пробитые чеки (например, неверную сумму). Предположим, продавец продал товар на 1000 руб., но по ошибке пробил чек на 10 000 руб. 

Если ошибка допущена в самом чеке коррекции, порядок действий зависит от формата ФФД:

• ФФД 1.05. Формируется чек обратной операции (например, «Возврат прихода»), затем пробивается корректный чек прихода.
• ФФД 1.1 и 1.2. Сначала пробивается чек коррекции с обратной операцией, затем новый чек коррекции с верными данными.

Согласно Приказу ФНС от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@, в бумажном чеке можно не указывать следующие реквизиты:

• применяемая система налогообложения;
• адрес сайта ФНС;
• номер смены;
• номер чека за смену.

Эти реквизиты являются обязательными только для электронных чеков.