Товарный и кассовый чеки: что это и в чем разница

Кассовый чек или фискальный чек, — это первичный учетный документ. Его формирует ККТ. Фискальный чек всегда необходимо выдавать покупателю, поскольку чек — это отчет для налоговой. Когда продавец получает оплату за товар, он пробивает и выдает чек покупателю — в бумажном или электронном виде.

С появлением онлайн-касс с эквайрингом товарные чеки практически не используются. Тем не менее продавцы по-прежнему выдают товарные чеки. Сегодня его оформляют по запросу покупателя, если требуется более подробная информация о товаре, например, артикул. Товарный чек можно заполнить вручную.

Товарный чек используют для:

• возврата товара;
• гарантийного ремонта;
• получения налогового вычета;
• подготовки отчетности при использовании выделенных средств на покупку.

Документ оформляют в двух экземплярах: один остается у продавца, второй передается покупателю.

Пример

Алексей купил продукты в небольшом магазине в деревне. После оплаты он попросил оформить товарный чек. Документ был нужен для отчета перед бухгалтерией — компания компенсирует расходы на питание во время командировки.

Алексею важно, чтобы в чеке были перечислены все купленные товары, их стоимость, дата покупки, наименование магазина и стояла подпись продавца. Продавец заполнил товарный чек от руки. Это допустимо, поэтому бухгалтерия приняла документ и компенсировала расходы.

Кассовый и товарный чеки — разные документы, хотя оба подтверждают факт покупки. Разберем ключевые отличия.

Кассовый чек — это обязательный документ при расчетах. Товарный чек — дополнительный, оформляется по запросу покупателя или в отдельных случаях.

Товарный чек можно оформить двумя способами: распечатать на принтере или заполнить от руки.

Кассовый чек также можно оформить в двух вариантах — в бумажном и электронном. Электронный чек продавец вправе передать покупателю в разных форматах:

• в виде картинки;
• в формате pdf-файла;
• как QR-код или ссылка на сайт с полной версией электронного чека;
• как текстовый документ с кодом HTML.

Бумажный и электронный кассовые чеки имеют одинаковую юридическую силу. По умолчанию покупателю выдают бумажный чек. Если же он попросил электронную версию, отказать нельзя.

Заменить кассовый чек на товарный допускается только в случае, если предприниматель освобожден от применения онлайн-кассы. Согласно 54-ФЗ это возможно лишь в следующих случаях:

1. Предприниматель ведет бизнес в труднодоступной или отдаленной местности, где есть проблемы с установкой кассы. Перечень таких территорий утверждают региональные власти.
2. ИП осуществляет виды работ, для которых касса не требуется. Например, оказывает услуги по уборке помещений или ремонту обуви. Полный список освобожденных видов деятельности закреплен в 54-ФЗ.

Примеры

Ситуация 1. В небольшом поселке на Камчатке, куда можно попасть только по воде или вертолетом, местный житель открывает лавку с рыболовными снастями. Интернет работает нестабильно, а обслуживание кассы обходится дороже, чем сумма потенциальной выручки.

Иван оформляет товарные чеки вручную, указывает сведения о товаре и свои контакты. Поселок включен региональными властями в перечень удаленных территорий, где применение кассы не требуется, поэтому деятельность предпринимателя законна.

Ситуация 2. Евгения — индивидуальный предприниматель, оказывает услуги по уборке квартир в своем городе. После выполнения работы она выдает клиенту товарный чек, где указывает стоимость услуги и свои реквизиты. В этом случае можно работать без кассы, поскольку выбранное направление деятельности входит в перечень освобожденных по 54-ФЗ.

Перечень обязательных реквизитов кассового и товарного чеков установлен 54-ФЗ.

Обязательные реквизиты кассового чека

• Название чека.
• Порядковый номер чека в текущей смене.
• Адрес места расчета с индексом и уточнением, например «Магазин “Фиалка”».
• Наименование организации или Ф. И. О. индивидуального предпринимателя.
• ИНН организации или ИП.
• Применяемая налоговая система.
• Тип расчета: приход, расход или возврат.
• Перечень товаров или услуг с указанием цены и количества.
• Ставка НДС по каждой позиции.
• Сумма оплаты и способ оплаты: наличный или безналичный. Для безналичных платежей требуется торговый эквайринг.
• Ф. И. О. сотрудника, проводившего расчет.
• Регистрационный номер кассы.
• Номер фискального накопителя.
• Фискальный признак документа.
• Сайт налоговой службы.
• Контактные данные покупателя (телефон или email), если он заранее их указал и запросил электронный чек.
• Номер отправителя чека.
• Номер фискального документа.
• Номер смены.
• QR-код для получения электронной версии чека.

Если обязательные реквизиты отсутствуют, кассовый чек считается недействительным.

Обязательные реквизиты товарного чека

• Название и номер документа, например «Товарный чек № 5».
• Дата составления.
• Имя и ИНН продавца.
• Сведения о товаре: наименование, цена за единицу, количество и итоговая стоимость.
• НДС.
• Тип расчета: приход, расход или возврат.
• Общая сумма чека.
• Ф. И. О., должность и подпись продавца.
• Дополнительная информация по запросу покупателя.

Строгих требований к внешнему виду товарного чека нет. Его можно составить в свободной форме, в том числе от руки. На практике ИП и ООО часто используют готовые бланки, распечатанные из интернета.

Главное — наличие обязательных реквизитов: данные о товаре и продавце, подпись продавца. Печать на товарном чеке не обязательна. Также документ можно заполнить на компьютере и затем распечатать.

На практике чаще всего встречаются следующие ошибки:

• Указана неверная форма оплаты. Например, клиент заплатил наличными, а в чеке указана «Безналичная оплата».
• Некорректные данные о кассире — в чеке стоит фамилия другого сотрудника.
• Ошибка в цене товара.
• Отсутствует ИНН поставщика.
• Указан неправильный адрес магазина.
• Указана неверная ставка НДС.
• Отсутствует обязательный тег. Например, при продаже одного товара иногда не проставляют тег 1023 — количество предмета расчета. Даже если товар один, это обязательный реквизит.

Если чек пробит с ошибкой, сначала нужно аннулировать неверный документ, затем оформить чек коррекции.

Кассовые чеки используются для анализа продаж и ведения учета. Процесс выглядит так:

1. После оплаты данные записываются на фискальный накопитель онлайн-кассы.
2. Фискальный накопитель передает сведения оператору фискальных данных (ОФД).
3. ОФД направляет информацию в налоговую.

При работе с онлайн-кассой учет чеков происходит автоматически, а ФНС получает данные практически в режиме реального времени.

Сроки хранения чеков

Кассовые чеки необходимо хранить в течение пяти лет. Так как информация сохраняется на фискальном накопителе, распечатывать сами чеки не требуется. В течение пяти лет нужно хранить именно фискальный накопитель.

Товарные чеки, в отличие от кассовых, хранятся в бумажном виде также в течение пяти лет.

Имеет ли товарный чек юридическую силу без кассового чека?

Товарный чек может заменить кассовый чек только в тех случаях, когда продавец освобожден от применения онлайн-кассы. Например, если предприниматель ведет бизнес в удаленных местностях либо выполняет работы, указанные в 54-ФЗ.

Является ли товарный чек подтверждением оплаты?

Да. При корректном оформлении товарный чек является подтверждением оплаты.

Принимает ли налоговая товарные чеки без кассового?

Налоговая принимает товарный чек без кассового чека, если продавец официально освобожден от применения онлайн-кассы.

Какой штраф за отсутствие чека?

Если чек не был выдан покупателю, предусмотрены следующие штрафы:

• для должностных лиц и ИП — 2000 руб.;
• для юридических лиц — 10 000 руб.

Что будет, если неправильно оформить товарный чек?

Если товарный чек оформлен с ошибками, он является недействительным. В таком случае необходимо составить исправленный документ, а прежний экземпляр уничтожить.

Нужен ли товарный чек для оформления возврата товара?

Возврат можно оформить по товарному чеку. Главное условие: наличие всех данных, которые позволяют идентифицировать покупку.