Нужна ли онлайн-касса для ИП?

Онлайн-касса — это кассовый аппарат с фискальным накопителем. Устройство подключается к интернету и передает сведения о расчетах оператору фискальных данных (ОФД).

Предприниматель обязан заключить договор с оператором фискальных данных, который включен в реестр ФНС. Но, например, если ИП работает в труднодоступной местности, то он вправе не передавать данные в ОФД. Однако если передача данных обязательна, договор можно заключать только с ОФД из официального реестра.

Информация о платеже отправляется сразу в момент расчета. После получения данных ОФД направляет их в ФНС.

Алгоритм может отличаться в зависимости от модели, но в целом процесс выглядит так:

1. Кассир сканирует штрихкод товара. Если штрихкод не считывается, данные вводятся вручную.
2. Покупатель оплачивает товар — наличными, банковской картой или по QR-коду.
3. Касса формирует чек, который передается покупателю.
4. Сведения о расчете записываются на фискальный накопитель. Это устройство хранит данные обо всех операциях.
5. Данные передаются в ОФД, а затем — в ФНС.

Благодаря этому налоговая видит продажи предпринимателя и контролирует корректность уплаты налогов.

Сейчас на рынке представлено более 150 моделей онлайн-касс. Условно их можно разделить на три категории.

Смарт-терминал

Включает принтер чеков, фискальный накопитель и кассовое программное обеспечение. Подходит для стационарных точек с проходимостью до 100 человек в день.

Мобильная касса

Оснащена программой товарного учета и управления скидками. Подходит для выездной торговли, курьерских служб и интернет-продаж.

Фискальный регистратор

Имеет принтер чеков и используется совместно с внешней системой товароучета. Подходит для бизнеса с высокой проходимостью, например, для супермаркетов.

Онлайн-кассы обязательны для большинства ИП и юридических лиц, за исключением тех, кто прямо освобожден от применения ККТ по закону. Касса нужна:

• при приеме платежей от физических лиц;
• при приеме наличных или оплате банковской картой до 100 000 руб. от ИП и юридических лиц.

Если сумма превышает 100 000 руб. и перечисляется на расчетный счет, онлайн-касса не требуется. Онлайн-кассы используют как при продаже товаров, так и при оказании услуг. Например:

• продажа продуктов в магазине;
• продажа посуды, мебели, техники и других товаров;
• оказание услуг.

Пример: ИП владеет салоном красоты. После оказания услуги — стрижки или маникюра — кассир выбирает соответствующую позицию на экране онлайн-кассы и указывает стоимость. Клиент оплачивает наличными или картой через эквайринг. В момент расчета данные автоматически передаются в ОФД, а затем — в налоговую.

Закон содержит перечень предпринимателей, освобожденных от применения онлайн-кассы.

В первую очередь это ИП, которые:

• платят НПД (налог на профессиональный доход);
• работают на патентной системе налогообложения — ПСН (по отдельным видам деятельности);
• ведут деятельность в труднодоступных населенных пунктах без интернета;
• оказывают услуги в сфере религиозных обрядов и церемоний.

Освобождение также зависит от вида деятельности. Онлайн-кассу могут не применять те, кто:

• продает воду, мороженое, молоко в киосках;
• реализует билеты и абонементы в театры с лотка;
• продает газеты и журналы;
• ухаживает за детьми, пожилыми людьми и людьми с инвалидностью;
• оказывает услуги по вспашке огородов или распилу дров;
• оказывает услуги носильщика;
• продает бахилы в розницу.

Полный перечень освобожденных категорий приведен в №54-ФЗ. Перед началом работы важно проверить, относится ли ваш бизнес к этому списку.

Если ИП освобожден по виду деятельности (например, ремонт обуви), он вправе не выдавать чек. Когда предприниматель платит НПД, то он формирует чек в приложении «Мой налог». Если освобождения нет, онлайн-касса для ИП нужна.

Для передачи данных в ОФД и ФНС требуется интернет. В удаленных населенных пунктах его может не быть, поэтому в таких местах допускается работа без онлайн-кассы. Перечни удаленных и труднодоступных территорий утверждаются по регионам.

По требованию покупателя предприниматель обязан выдать документ, подтверждающий расчет. В нем должны быть обязательные реквизиты: дата, время, место расчета, сумма и форма оплаты, Ф. И. О. и ИНН предпринимателя. Полный перечень реквизитов установлен требованиями к кассовому чеку.