Лимит кассы: что это и кто его устанавливает

Лимит кассы — это максимально допустимая сумма наличных денег, которая может находиться в физической кассе организации или ИП на конец рабочего дня. Значение устанавливается индивидуально для каждого бизнеса. Сумма сверх лимита подлежит инкассации в банк.

Инкассация — услуга по безопасной перевозке наличных средств в банк и их зачислению на расчетный счет бизнеса.

Инкассацию выполняют банки и специализированные инкассаторские организации. Предприниматель вправе организовать доставку денег в банк самостоятельно, однако в этом случае все риски он берет на себя.

Предельно допустимый остаток наличности вводится для снижения рисков финансовых потерь при ограблениях, чрезвычайных ситуациях и других непредвиденных обстоятельствах.

Обязанность устанавливать лимит кассы закреплена нормативными актами правительства. Лимит утверждает руководитель предприятия, а контролирует — налоговая инспекция.

В указании Центрального банка Российской Федерации (ЦБ РФ) № 3210-У определен порядок принятия решения об установлении предельного остатка наличных средств. Закон не требует обязательного пересмотра лимита — его можно установить один раз.

На практике организации и ИП регулярно корректируют лимит. Со временем меняется объем наличных поступлений, а при первичном расчете возможны неточности. Пересматривать показатель можно ежегодно или чаще, если это необходимо.

Малый бизнес вправе не устанавливать лимит и хранить в кассе любую сумму без риска штрафа со стороны налоговой. К малому бизнесу относятся микро- и малые предприятия.

Микропредприятия — компании и ИП с годовым доходом до 120 млн руб. и среднесписочной численностью сотрудников не более 15 человек. Малые предприятия — компании и ИП с годовым доходом до 800 млн руб. и численностью сотрудников не более 100 человек. Численность работников для микро- и малого бизнеса определена в статье 4 закона № 209-ФЗ, а предельные значения дохода — в постановлении Правительства РФ № 265.

Руководитель малого или микропредприятия может установить лимит добровольно. Однако в этом случае бизнес будет нести ответственность за его соблюдение. При выявлении нарушений налоговая вправе назначить штраф. Если принято решение отказаться от ограничения, руководитель издает приказ об отмене лимита кассы.

К среднему бизнесу относятся организации с годовым доходом от 800 млн до 2 млрд руб. и среднесписочной численностью сотрудников от 100 до 500 человек. Если лимит не установлен, налоговая автоматически считает его равным нулю. Это означает, что вся наличная выручка, находящаяся в кассе на конец рабочего дня, подлежит инкассации.

Закон предусматривает исключения, когда в кассе может быть сумма свыше лимита:

• в дни выплаты заработной платы, пособий, отпускных, стипендий, премий и других выплат сотрудникам;
• в общероссийские выходные и праздничные дни, когда банки не работают и инкассация невозможна.

В такие дни превышение лимита не влечет штрафа или предупреждения. Однако в первый рабочий день, не подпадающий под исключения, излишек наличности необходимо передать в банк.

Формулы расчета приведены в приложении к указанию ЦБ РФ № 3210-У. Рассчитать лимит остатка кассы можно двумя способами:

• по формуле на основе поступления наличных;
• по формуле на основе расхода наличных.

Рассмотрим каждый вариант.

Формула расчета на основе поступления наличных

Этот способ применяется, если в кассу поступают наличные средства, а расход из кассы минимален.

Для расчета необходимо определить:

• объем поступлений за расчетный период (учитываются средства от продажи товаров, оказания услуг, выполнения работ);
• продолжительность расчетного периода — не более 92 дней;
• количество дней между инкассациями или самостоятельной сдачей наличности в банк — не более 7 дней.

Если бизнес работает в местности, где нет банка, промежуток может составлять до 14 дней.

Формула расчета: объем поступлений / количество дней расчетного периода × среднее количество дней между инкассациями.

Если бизнес только начинает деятельность и фактических данных нет, используются прогнозные показатели ожидаемых поступлений. После накопления реальной статистики лимит можно пересчитать.

Формула расчета на основе расхода наличных

Этот способ подходит, если наличные средства активно расходуются на нужды бизнеса. Для расчета используются те же параметры, но вместо объема поступлений учитывается объем выданной наличности. Расчетный период — до 92 дней, интервал между инкассациями — 7 или 14 дней.

Формула: объем выданной наличности / количество дней расчетного периода × среднее количество дней между инкассациями.

При расчете не учитываются средства, предназначенные для выплаты заработной платы, премий, пособий и аналогичных выплат.

Процедура установления лимита включает следующие шаги:

1. Руководитель издает приказ в произвольной форме. Утвержденного образца нет. В документе указываются: применяемая формула, рассчитанная сумма лимита, периодичность сдачи наличности в банк и ответственное лицо за контроль остатка средств. Приказ может быть срочным или бессрочным.
2. С приказом знакомят сотрудников, работающих с кассой. Они подписывают информационный лист о том, что ознакомлены с документом.
3. При необходимости лимит пересчитывается на основании новых данных и оформляется новый приказ.
4. Если малое предприятие решает отказаться от лимита, руководитель издает приказ об его отмене.

Если организация обязана установить лимит, но не сделала этого, он считается равным нулю. Это означает, что к концу рабочего дня в кассе не должно оставаться наличных средств. В противном случае возможен штраф.

Ответственность предусмотрена статьей 15.1 КоАП РФ. Размер штрафа:

• для должностных лиц — от 4000 до 5000 руб.;
• для юридических лиц — от 40 000 до 50 000 руб.

Срок давности по таким нарушениям составляет 2 месяца (60 дней), поскольку они относятся к нарушениям кассовой дисциплины.

Устанавливать лимит кассы вправе любой бизнес. Для среднего бизнеса это обязанность, для малого — право. Основанием служит приказ руководителя.

Размер лимита рассчитывается по одной из формул, предусмотренных нормативными актами, на основании фактических или прогнозных данных. При расчете важно соблюдать ограничения по продолжительности расчетного периода и интервалу между инкассациями.

Контроль за соблюдением лимита осуществляет налоговая инспекция, она же применяет штрафные санкции при нарушениях.

Большинство ИП и организаций, реализующих товары, работы или услуги населению, обязаны применять онлайн-кассы. Требование закреплено в законе № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации». Исключения перечислены в статье 2 этого закона. Если бизнес не относится к исключениям, необходимо использовать онлайн-кассу, соответствующую требованиям законодательства, а также обеспечить корректную организацию эквайринга и расчетов.