Чем отличается касса от эквайринга

Онлайн-касса и эквайринг — разные инструменты, которые работают с электронными платежами. Тем не менее многие предприниматели, когда только начинают вести бизнес, считают, что онлайн-касса и эквайринг — это одно и то же.

Рассказали, в чем разница между онлайн-кассой и эквайрингом, кому обязательно подключать онлайн-кассу, а кто вправе работать без нее. Отдельно разобрали, когда:

• можно обойтись без эквайринга, 
• подключать эквайринг выгодно,
• эквайринг необходим по закону.

Что такое онлайн-касса

Онлайн-касса — это программа для автоматизации расчетов с покупателями и учета налогов. В России почти все предприниматели, принимающие наличные и безналичные платежи, обязаны использовать онлайн-кассу.

Существует более ста моделей онлайн-касс, которые делятся на три вида: смарт-терминалы, мобильные кассы и фискальные регистраторы.

Смарт-терминалы

Смарт-терминал — это устройство, объединяющее функции терминала и компьютера. В нем уже есть все необходимое для приема платежей. Как правило, он оснащен дисплеем, клавиатурой или сенсорным экраном, кард-ридером и другими средствами для приема и передачи данных.

Смарт-терминалы используются в розничной торговле, гостиничном бизнесе, образовании и других сферах.

Мобильные кассы

Мобильная касса — это переносное устройство для проведения расчетов с покупателями. Клиенты расплачиваются наличными деньгами или используют безналичные варианты оплаты. Мобильные кассы часто можно встретить в розничной торговле и сфере услуг непосредственно в месте продажи: на ярмарках, выставках, в ресторанах, гостиницах и других локациях. Если точка продаж меняется, устройство можно просто взять с собой.

Мобильная касса также работает как приложение на смартфоне или планшете, подключенное к кард-ридеру и принтеру чеков по Bluetooth или Wi-Fi. Или как отдельное устройство, совмещающее кард-ридер и принтер чеков.

Фискальные регистраторы

Фискальный регистратор — устройство, которое формирует чеки и автоматически передает сведения о расчетах в налоговую.

ФР подключается к компьютеру, кассовому аппарату или онлайн-кассе через специальный интерфейс. Дополнительно он может быть оснащен сканером штрихкодов и другими устройствами.

Облачные кассы

Отдельное направление — облачные кассы. Они работают на базе облачных вычислений: данные хранятся на серверах удаленного центра обработки данных (ЦОД), а не на локальном оборудовании компании.

С их помощью можно управлять продажами: выставлять счета, печатать чеки, оформлять возвраты, формировать отчетность, контролировать инвентаризацию и учет товаров. Онлайн-кассы можно интегрировать с учетными системами и CRM-системами.

Важно: использовать облачную кассу могут не все категории бизнеса — есть ограничения.

Ключевые преимущества онлайн-касс:

• доступ к данным из любой точки мира, независимо от местонахождения предпринимателя;
• снижение затрат на IT-инфраструктуру — нет необходимости покупать и обслуживать собственные серверы и программное обеспечение.

Эквайринг — это процесс приема платежей с использованием банковских карт. Эквайринговая компания выступает посредником между продавцом и банком-эмитентом карты покупателя. После того как покупатель оплачивает товар банковской картой, деньги поступают на банковский счет продавца.

То есть онлайн-касса и эквайринг решают разные задачи:

• Эквайринг — это один из способов приема платежей наряду с наличной оплатой и оплатой по QR-коду через СБП.
• Онлайн-касса — это инструмент фиксации и контроля всех платежей, для передачи данных в налоговую.

При этом онлайн-касса и эквайринг могут быть интегрированы между собой для полной автоматизации расчетов.

Пример использования онлайн-кассы

Предприниматель открывает небольшой ресторан. В меню — паста, лазанья, пицца и напитки. Ему нужна система учета продаж, удобная для него и гостей, соответствующая требованиям закона.

Предприниматель выбирает смарт-терминал, поскольку ресторан небольшой, позиций немного, работать удобно с планшета. Клиенты получают чеки с основными данными — названием товара, ценой, датой и временем продажи. Онлайн-касса фиксирует каждую операцию и автоматически передает сведения в налоговую.

В конце дня владелец формирует отчет по количеству проданных позиций, общей сумме продаж и уплаченным налогам.

Эквайринг включает несколько этапов:

1. Покупатель выбирает товар или услугу и оплачивает ее банковской картой.
2. Данные о платеже передаются через терминал или сайт на сервер банка-эквайера.
3. Банк-эквайер проверяет информацию и через платежную систему направляет запрос банку-эмитенту.
4. После подтверждения операция отображается в чеке и на экране терминала. Если средств недостаточно или карта заблокирована, платеж отклоняется.

Эквайринг подходит всем, кто принимает безналичную оплату. Особенно он важен для бизнеса с дорогими товарами: покупатели часто используют кредит или рассрочку, а значит, без банковской карты и эквайринга не обойтись.

Эквайринг делится на два вида: торговый и интернет-эквайринг.

Торговый эквайринг

Торговый эквайринг используется в офлайн-точках продаж: магазинах, салонах красоты, аптеках, на автозаправках. Для приема платежей требуется терминал. Покупатель прикладывает или вставляет карту, транзакция проходит через банк-эквайер и платежную систему, после чего средства зачисляются на счет продавца.

Пример: владелица парикмахерской заключает договор с банком и подключает торговый эквайринг. Клиенты могут оплачивать услуги картой, используя терминал. Если на счете клиента есть деньги, банк подтверждает операцию, и средства поступают продавцу.

Интернет-эквайринг

Интернет-эквайринг используется для приема онлайн-платежей. Он подходит для онлайн-курсов, интернет-магазинов и других дистанционных сервисов.

Оплата возможна на сайте, по индивидуальной ссылке или по QR-коду. В отличие от торгового эквайринга, физическая точка продаж и терминал не требуются.

Пример: художник пишет картины на заказ. Стоимость рассчитывается индивидуально, а клиенты находятся по всей России. Он подключает интернет-эквайринг и формирует персональные ссылки на оплату. Клиент вводит данные карты и подтверждает платеж. После этого деньги зачисляются на счет художника.

Подключение эквайринга не является обязательным по умолчанию. Однако если предприниматель планирует принимать оплату безналичными способами, эквайринг потребуется.

Есть категории ИП и ООО, для которых подключение эквайринга обязательно. Речь идет об ИП и организациях, где выручка за предыдущий год составила 20 млн руб. и более.

Практика показывает, что выгодно комбинировать разные способы оплаты. Например, в офлайн-точке можно использовать терминал эквайринга и дополнительно предлагать оплату по QR-коду через СБП.

Комиссия при оплате через СБП составляет 0,4% или 0,7%. Если часть клиентов выбирает этот способ, бизнес экономит на комиссиях. Кроме того, средства поступают на счет продавца уже через 15 секунд, что важно для компаний с высокой оборачиваемостью средств.

Если по закону предприниматель обязан применять онлайн-кассу, отказаться от нее нельзя. Требование распространяется на организации, осуществляющие розничную продажу товаров и услуг, включая интернет-магазины.

Существует перечень исключений, когда можно работать без онлайн-кассы. Полный список приведен в статье 2 № 54-ФЗ. Если бизнеса нет в перечне исключений, онлайн-касса обязательна, даже при работе преимущественно с наличными.

При приеме безналичных платежей можно использовать устройство, объединяющее онлайн-кассу и терминал эквайринга.