В 2016 году 54-ФЗ постановил заменить все старые кассы на ККТ нового образца. Теперь они должны сохранять информацию об операциях и сразу передавать ее в налоговую. Поэтому их называют онлайн-кассами.
Переход происходит постепенно — в зависимости от сферы бизнеса, количества сотрудников и системы налогообложения.
Что такое онлайн-касса
Онлайн-касса — кассовый аппарат нового образца. Такая касса формирует и сохраняет все фискальные документы и отправляет их в контролирующие органы через ОФД. К этим документам относятся чеки, бланки строгой отчетности и документы об открытии и закрытии смен.
Алгоритм работы онлайн-кассы
Чтобы сведения о покупках мгновенно поступали в налоговую, в цепочке появились новые элементы — ФН и ОФД.
Фискальный накопитель — это устройство в составе кассы, которое обрабатывает, хранит и передает данные. Он заменяет собой ЭКЛЗ.
Оператор фискальных данных — это посредник между ФН и ФНС. ОФД получает чеки от множества касс, обрабатывает их и отправляет в налоговую.
Разберем по шагам, как работают кассы нового образца:
Покупатель расплачивается, а продавец вводит данные о покупке на кассе;
Касса создает чек с реквизитами и сохраняет его в ФН;
Накопитель подписывает чек фискальным признаком и отправляет оператору фискальных данных через интернет;
ОФД возвращает ФН ответ о получении данных, тогда накопитель отправляет чек на печать, а кассир выдает его покупателю;
Оператор обрабатывает данные о покупке и передает в налоговую;
По желанию покупателя кассир отправляет электронную версию чека на телефон или электронную почту.
Теперь покупатель может проверить чек. Это просто: надо отсканировать напечатанный на нем QR-код с помощью специального приложения на телефоне. Или просто перейти по ссылке из письма или СМС.
Преимущества использования онлайн-касс
Для бизнеса
Вся информация о покупках автоматически попадает в налоговую онлайн;
Быстрая регистрация кассы через интернет. Для этого не надо ходить в ИФНС;
Выгодное и дешевое обслуживание. Заменить фискальный накопитель можно самостоятельно или при помощи мастера из техподдержки кассы.;
Дистанционный контроль торговой точки. Можно контролировать остатки товаров, отслеживать средний чек, проверять время открытия/закрытия смен и т.д.
Для налоговой
Вся информация о покупках автоматически попадает в налоговую онлайн;
Быстрая регистрация кассы через интернет. Для этого не надо ходить в ИФНС.
Для покупателей
Приложение для проверки чеков. Можно убедиться в оригинальности чека и законности работы предпринимателя;
Электронный чек заменяет бумажный. По нему можно производить обмен и возврат товара, проверить легальность продавца и подлинность продукции;
Управление расходами. С электронными чеками проще вести домашнюю бухгалтерию и учет финансов.
Какие бывают онлайн-кассы
Кнопочная касса
Небольшой кассовый аппарат, который похож на калькулятор. Мало весит и будет удобен курьерам и службам доставки, потому что работает от аккумулятора. Автономную кассу можно подключить к интернету через SIM-карту, WI-FI или кабель — зависит от устройства модели. Подходит для микро-бизнеса, услуг, курьеров и предпринимателей, которые торгуют с машины.
Фискальный регистратор
Компактный принтер чеков с фискальным накопителем, который надо подключить к ПК или планшету/телефону с кассовой программой. Подходит для торговых точек с большой проходимостью.
Автоматизированная система
Касса этого типа не может печатать бумажные чеки. Она только отправляет клиенту их электронную версию на e-mail или в SMS-сообщении. Это оптимальный вариант для вендингового аппарата или интернет-магазина.
Смарт-терминал
Планшет, фискальный накопитель и принтер чеков в одном устройстве. На смарт-терминал можно установить дополнительные программы для ведения бухгалтерии, учета товаров. Можно подключить дополнительное оборудование и синхронизировать с базой данных на компьютере.
Кто и когда переходит в 2019 году
Переход на онлайн кассы происходит поэтапно. До 1 июля 2019 онлайн-кассы должны начать использовать предприниматели:
которые оказывают услуги населению и выдают БСО;
предприниматели на ЕНВД и патенте в сфере общепита и торговли, которые работают без наемных сотрудников;
вендинг без сотрудников.
Как перейти на онлайн — кассу в 2019 году
Чтобы начать работать с онлайн-кассой, необходимо выбрать и купить подходящую для вашего бизнеса модель. Кроме этого понадобится приобрести и установить фискальный накопитель и подключиться к оператору фискальных данных. Для работы с ОФД нужно:
Получить квалифицированную электронную подпись ;
Заключить договор с ОФД;
Подключить интернет в торговой точке;
Установить в кассу фискальный накопитель, если его нет в комплекте;
Зарегистрировать кассу и получить регистрационный номер на сайте ФНС.
После этого можно начинать работу с кассой.
Если у вас остались вопросы — оставляйте комментарии или звоните: 8-800-775-85-25 Мы поможем подобрать кассу для вашего бизнеса и возьмем все технические вопросы на себя. Если у вас есть друг, который переходит на работу по новому закону — перешлите ему это письмо.
Анастасия Коваленко Руководитель сети офисов «ЛАД»